La previsión de demanda es uno de los mayores desafíos para las cadenas de supermercados dentro de las iniciativas de optimización de gestión de inventario. Blyzenko, una cadena de tiendas de conveniencia del oeste de Ucrania, integró el sistema de previsión automatizada MySales, lo que mejoró significativamente la precisión de las previsiones tanto para ventas regulares como promocionales. La integración del módulo de promociones y el sistema de pedidos automatizado contribuyó a aumentar la disponibilidad de productos para los clientes y minimizó el impacto de los errores del personal en la calidad de las decisiones de pedido. Andrij Salo, Director de Desarrollo Organizacional de Blyzenko, y Yaroslav Gazda, Analista de Sistemas, comparten sus impresiones sobre la implementación de MySales.
— Cuéntenos brevemente sobre Blyzenko.
Todo comenzó en 2013. Fue entonces cuando surgió la idea de abrir una tienda en uno de los barrios de Lviv. La primera tienda Blyzenko se inauguró en Lviv, en I. Franki 35.
El lema de la empresa — "Cerca de los más cercanos" — no solo hace referencia a una ubicación conveniente, sino también a un trato cercano y atento con cada cliente.
Hoy, Blyzenko es la mayor cadena de supermercados en Lviv por número de puntos de venta. También operamos en Ivano-Frankivsk y Ternopil, donde contamos con más de 150 tiendas en total. Nuestras tiendas siempre están ubicadas cerca de los hogares, oficinas o instituciones educativas de los clientes. Para que sea conveniente y cómodo que nuestros clientes compren productos frescos, pan o un aromático café. Cada día, las tiendas Blyzenko atienden a más de 100.000 clientes.
— ¿Por qué se pusieron en contacto con MySales?
Queríamos mejorar nuestro propio sistema de pedidos automáticos. Sabíamos que un requisito previo era una mayor precisión en las previsiones de ventas. Por eso nos contactamos con MySales.
— ¿Cuál fue el primer módulo en implementarse?
— En diciembre de 2017, comenzamos a automatizar la previsión de ventas para la categoría de bebidas alcohólicas. Esta categoría representa un desafío durante el período de Nochevieja, y el lanzamiento fue un éxito. Decidimos ampliar la previsión con MySales a todas las categorías de productos en toda la cadena.
El siguiente paso fue introducir un módulo para la previsión de ventas promocionales. La previsión de promociones es una de las tareas más difíciles en el comercio minorista de alimentación, ya que tanto los fabricantes como los minoristas arriesgan pérdidas por falta de stock o exceso de bienes producidos/comprados que no se venden. MySales maneja muy bien esta tarea. Al crear una previsión para una promoción, se tienen en cuenta muchos factores, así como el historial de ventas de promociones anteriores, tanto para cada producto individualmente como para el grupo en su conjunto.
Tras la exitosa implementación del módulo de previsiones y promociones, decidimos ampliar nuestra cooperación con MySales e implementamos el módulo de reposición automatizada (desde mayo de 2021). Gracias a que tiene en cuenta varios factores adicionales en comparación con la herramienta existente, nos permitió optimizar el proceso de pedidos.
— ¿Cómo organizan la reposición para los centros de distribución y las tiendas?
— Todos los pedidos se calculan de acuerdo con los calendarios de entrega a las tiendas, con el objetivo de pedir suficiente producto para colocarlo en las estanterías antes de la próxima entrega.
Actualmente, las tiendas se reponen de dos maneras: la primera es mediante pedido directo del proveedor a la tienda, y la segunda es mediante pedido desde el centro de distribución.
Al realizar pedidos desde el centro de distribución, se utilizan dos métodos de preparación: cross-dock o pick to zero (tras la entrega al centro de distribución, los productos se distribuyen a las tiendas sin almacenamiento en el centro, teniendo en cuenta las necesidades de las tiendas hasta la próxima entrega).
— ¿Cómo organizan la fijación de precios?
— Todavía no utilizamos el módulo de precios de MySales, pero monitoreamos constantemente el mercado e intentamos seguir las tendencias. La elasticidad precio de la demanda es uno de los factores que se tienen en cuenta al pronosticar los pedidos en MySales.
— ¿Qué factores influyen más en sus ventas y cómo los tienen en cuenta al pronosticar la demanda?
— Hay una serie de factores que influyen en los volúmenes de ventas: precio, estacionalidad, promociones, cambios en el surtido, aumento de la demanda en ciertos grupos de productos. MySales tiene en cuenta todos estos factores al realizar pedidos a las tiendas y al centro de distribución.
— ¿En qué medida coinciden las cifras de previsión y ventas reales tras la implementación de MySales?
— Analizamos constantemente el OSA (disponibilidad en estantería) y actualmente se sitúa en el 95-96%, dependiendo del grupo de productos y el período. El mejor indicador es la satisfacción de los clientes que visitan nuestras tiendas y pueden comprar los productos que necesitan del surtido disponible.
— ¿Con qué frecuencia realizan ventas promocionales?
— Realizamos más de 150 campañas promocionales diferentes a lo largo del año. Tanto promociones regulares basadas en la estacionalidad como promociones especiales para eventos específicos del calendario. La gama de productos en promoción cambia constantemente. Al realizar una promo, es necesario tener en cuenta muchos factores, desde la estrategia de comunicación hasta la previsión de ventas y el almacenamiento de productos adicionales en las tiendas. Todo esto se tiene en cuenta en los pedidos generados con MySales.
— ¿Qué porcentaje de SKUs en promoción representa en relación con el surtido total?
— A lo largo del año, realizamos diferentes tipos de acciones promocionales cada día. El porcentaje de SKUs vendidos en promoción depende del período del año. Puede alcanzar el 15-20% de las ventas totales, pero en algunas categorías la proporción de artículos promocionales supera incluso el 50%...
— ¿Cómo evalúan la efectividad de las campañas promocionales?
— Al planificar y ejecutar actividades promocionales, es necesario tener en cuenta que los costos incurridos proporcionarán el retorno esperado. Para hacer una evaluación correcta, se debe seguir una determinada secuencia de acciones. Primero, hay que planificar los objetivos de la promoción: en términos de facturación, unidades vendidas y beneficio. Luego hay que evaluar su cumplimiento una vez finalizada la promoción. MySales nos ayuda a planificar las promociones y, según nuestros análisis, son muy efectivas.
— ¿Cuánto tiempo llevó el proceso de integración de MySales?
— El proceso de integración del módulo de reposición automática llevó dos meses. Se tardaron dos meses más en personalizar ciertos detalles: ajustar los métodos de preparación del centro de distribución y los pedidos de ingredientes para elaborar deliciosos productos horneados y bebidas calientes en las tiendas.
— ¿Qué sistemas de TI requirieron integración con MySales?
— Integramos MySales con nuestro ERP y WMS.
— ¿Qué cambió después de implementar MySales?
— El resultado de integrar MySales es una mejor disponibilidad en estantería, la eliminación de errores humanos en los pedidos y la reducción de los costos laborales para corregir dichos errores. Nuestros proveedores reciben los pedidos más rápido. Esto les ayuda a producir los bienes antes y prepararlos para su envío. Esto es muy importante en un mercado donde cada cliente espera alta calidad.
— ¿Qué resultados de la integración de MySales puede compartir?
— Las herramientas de MySales nos han ayudado a aumentar la precisión de las previsiones de ventas regulares y promocionales, optimizar la gestión del inventario y minimizar el impacto del error humano.