Gryadka y Leprekon / SV Group: automatizar la generación de pedidos en dos cadenas minoristas
Gryadka y Leprekon, dos cadenas minoristas de SV Group, están creciendo rápidamente. Gryadka es una cadena de tiendas de conveniencia con 39 establecimientos a 1 de septiembre de 2026. Leprekon es una cadena especializada en bebidas de grifo, como cerveza, sidra y kvas, además de aperitivos y productos relacionados, y cuenta con 90 establecimientos.
Anastasiia Shramko, directora de Operaciones Comerciales Minoristas de SV Group, explica cómo la compañía redujo la intervención manual en la previsión y la generación de pedidos, y qué cambió en sus resultados de negocio.
Dos cadenas, dos modelos de suministro
— ¿Cómo se organiza la logística en las dos cadenas?
— En Gryadka, los proveedores entregan directamente en las tiendas bajo un modelo 3PL. Leprekon recibe entregas centralizadas de una empresa de distribución asociada del grupo.
Por qué SV Group sustituyó su sistema anterior
— ¿Qué les llevó a contactar con MySales? ¿Cuáles eran las limitaciones de su anterior sistema informático?
— A medida que nuestras cadenas crecían, necesitábamos que la generación de pedidos fuera más eficiente y precisa. Nuestro sistema anterior no tenía en cuenta todos los factores relevantes. Exigía una intervención manual considerable y ajustes constantes por parte de los responsables.
Buscábamos una herramienta capaz de automatizar por completo la generación de pedidos con una lógica analítica detallada: tendencias de ventas, elasticidad de precio, calendarios de entrega y plazos de entrega, mercancía en tránsito, tamaños de paquete, cantidades mínimas de pedido y existencias de seguridad. Nuestro objetivo principal era reducir el impacto del error humano y ayudar a los responsables de categoría y compradores a trabajar con mayor eficacia.
Surtido y operaciones
— ¿Qué factores afectan a las ventas y cómo los tienen en cuenta en la previsión y la generación de pedidos?
— Todo empieza por seleccionar el surtido adecuado y equilibrado para cada tienda. Eso define su potencial de ventas.
Para materializar ese potencial, también debemos tener en cuenta factores operativos, desde promociones, estacionalidad y días de la semana hasta calendarios de entrega, tamaños de paquete, mercancía en tránsito y plazos de entrega.
MySales integra esos dos niveles. Utiliza el surtido actual de cada tienda y tiene en cuenta automáticamente los factores operativos relevantes para calcular cuánto se necesita de cada producto y cuándo.
La implantación: cuatro pasos
— ¿Cómo fue la transición a MySales? ¿Qué procesos y sistemas cambiaron?
— Adoptamos un enfoque estructurado y transparente:
- Incorporación y comunicación. Empezamos por el equipo: explicamos el propósito de la implantación, repasamos cada etapa del proceso de generación automática de pedidos y definimos las responsabilidades de cada persona.
- Revisión de procesos. Desglosamos el proceso de pedidos en sus componentes y revisamos cómo trabajábamos con las tiendas y los proveedores.
- Configuración y pruebas. Realizamos pruebas, identificamos cuellos de botella, integramos MySales con nuestro sistema ERP y ajustamos la lógica de cálculo.
- Lanzamiento. Nos centramos en que los cálculos fueran transparentes. El equipo necesitaba entender cómo calculaba el sistema las necesidades para poder confiar en sus recomendaciones.
Pasamos del trabajo manual y los ajustes intuitivos en el sistema a pedidos generados automáticamente a partir de reglas comerciales claras.
Qué cambió en la previsión y la generación automática de pedidos
— ¿Qué cambió tras implantar MySales?
— Los cálculos se volvieron mucho más flexibles y detallados. El sistema empezó a tener en cuenta roturas de existencias de proveedores, rotaciones automáticas de producto, restricciones temporales, picos de ventas inusuales y presupuestos de compra. Eso nos ayudó a equilibrar la disponibilidad en estantería con los objetivos financieros.
— ¿Disminuyeron las mermas de producto?
— La tasa de mermas no cambió de forma significativa. Nuestro surtido, especialmente los productos frescos y ultrafrescos, sigue siendo sensible a las limitaciones de vida útil. Sin embargo, MySales nos ayudó a mantener las mermas estables mientras las cadenas crecían rápidamente. Es un resultado positivo.
— ¿Disminuyeron los costes logísticos?
— Reducir los costes logísticos no era un objetivo principal. Algunas entregas las gestionan los proveedores bajo el modelo 3PL, mientras que otras pasan por el sistema de distribución centralizada del grupo. Nuestro foco era la disponibilidad de producto y la rotación de inventario.
Resultados en 129 tiendas
— ¿Cómo cambiaron los pedidos y las entregas tras la integración?
— El proceso se volvió más predecible y mejor coordinado. Redujimos de forma significativa las roturas de existencias, es decir, cuando un producto no está disponible en la estantería, y al mismo tiempo evitamos el exceso de inventario.
En las tiendas de conveniencia, es esencial aprovechar bien cada metro cuadrado de superficie de venta sin sobrecargar las estanterías. En Leprekon, la vida útil del producto y las pérdidas asociadas a los barriles de grifo son especialmente importantes. La automatización nos ayudó a mantener los niveles de existencias adecuados sin aumentar el riesgo de productos caducados ni de sobrecargar las tiendas.
— ¿Qué resultados pueden compartir de la implantación de MySales?
— Una combinación de iniciativas de nuestro departamento comercial, incluida la implantación de MySales, nos ayudó a lograr un crecimiento comparable de más del 45%.
Varias métricas comerciales sustentan ese resultado:
- Disponibilidad de producto: redujimos en un 8% la proporción de productos no disponibles en estantería, lo que se tradujo en ventas y fidelidad de clientes.
- Rotación de inventario: la rotación mejoró un 22%, liberando capital circulante y permitiendo utilizarlo de forma más eficaz.
- Tiempo del equipo: los responsables de categoría y los compradores dedican ahora casi tres veces menos tiempo a preparar pedidos manualmente.
De apagar fuegos a planificar el negocio
Con MySales encargándose del trabajo operativo rutinario, el equipo dispone de más tiempo para centrarse en tareas estratégicas: análisis más profundo de categorías, planificación del surtido y negociaciones con proveedores.
«Mido el valor de cualquier herramienta por los resultados que aporta al negocio. Según ese criterio, MySales ha cumplido plenamente nuestras expectativas.»
«También destacaría la rapidez con la que el equipo de MySales responde a nuestras solicitudes. Adaptan la solución a las necesidades de nuestro negocio minorista. El sistema libera al equipo del trabajo rutinario y convierte sus cálculos en una base fiable para las operaciones diarias. Permite que el equipo comercial pase de apagar fuegos a gestionar el negocio de forma proactiva y eficaz.»