Gryadka Orange / SV Group: de los pedidos manuales a la previsión de demanda automatizada con MySales Labs
SV Group, que opera bajo la enseña Gryadka Orange, gestiona una red de 40 tiendas de conveniencia en las regiones de Zaporiyia y Cherkasy, en Ucrania. Con casi 3.900 referencias y 120 proveedores, la cadena empezaba a tener serias dificultades para llevar la reposición y la previsión de demanda de forma manual.
Hablamos con la category manager que participó de primera mano en la implantación de MySales Labs y nos contó cómo cambió la operativa de su cadena de suministro.
El reto: gestionar 3.900 referencias sin herramientas de previsión
Antes de implantar MySales Labs, todos los pedidos se hacían a mano.
Una auxiliar de category management dedicaba una jornada entera a analizar las ventas, calcular la demanda media y preparar los pedidos de miles de productos. La previsión dependía sobre todo de la experiencia del personal y de cálculos manuales, un proceso lento y muy expuesto al error humano.
Y a medida que el negocio crecía, esas limitaciones se notaban cada vez más.
«Teníamos errores de previsión a menudo, roturas de stock y problemas para anticiparnos a las campañas de temporada. El trabajo manual no daba más de sí: no podía crecer al ritmo del negocio.»
Por qué Gryadka Orange eligió MySales Labs
Conforme aumentaban las ventas y se complicaba la operativa, la dirección vio claro que necesitaba automatizar para poder seguir creciendo.
Tras valorar las opciones del mercado, Gryadka Orange se decantó por MySales Labs sobre todo por su capacidad de previsión y de análisis.
«Lo que más nos convenció fue la parte analítica. Una previsión precisa repercute directamente en la disponibilidad de producto y en la calidad de los pedidos, y era justo lo que buscábamos.»
Cómo fue la implantación
La implantación se hizo de forma escalonada a lo largo de aproximadamente un año.
En lugar de activar todo de golpe, el proyecto se dividió por grupos de proveedores y por módulos. Así el equipo pudo configurar y validar cada proceso con calma antes de seguir avanzando.
Como en todo proyecto de transformación digital, no faltaron los obstáculos. El equipo necesitó tiempo para entender la lógica de la previsión, acostumbrarse a la nueva forma de trabajar y resolver los ajustes técnicos que siempre aparecen en una implantación de este tamaño.
«No fue siempre fácil. Hubo cambios de configuración, fases de pruebas y un periodo de aprendizaje para el equipo. Pero, poco a poco, le fuimos viendo el valor al sistema.»
El momento en que confiamos en la automatización
Uno de los momentos clave llegó cuando el equipo dejó de retocar a mano los pedidos que generaba el sistema y permitió que MySales Labs lanzara los pedidos de reposición por su cuenta.
«El punto de inflexión fue lanzar pedidos sin tocar nada a mano. Todo salió como esperábamos, y ahí nos dimos cuenta de que de verdad podíamos fiarnos del sistema.»
Resultados tras la implantación
Una vez completada la implantación, Gryadka Orange consiguió mejoras operativas importantes:
- Menos tiempo dedicado a generar pedidos;
- Cálculos de reposición rutinarios automatizados;
- Menos roturas de stock;
- Mejor calidad de la previsión;
- Un uso más aprovechado del tiempo del personal;
- Mayor visibilidad gracias a la analítica y los informes.
La auxiliar de category management dejó de perder tiempo en cálculos repetitivos y pudo centrarse en tareas de más valor para el negocio.
Mejor planificación a partir de los datos
Disponer de herramientas de previsión y de analítica cambió la forma de tomar decisiones en toda la organización.
En lugar de guiarse sobre todo por la intuición y la costumbre, el equipo se apoya ahora en los datos para planificar y decidir la reposición.
«Hoy decidimos a partir de la analítica y las previsiones, no de suposiciones. La planificación es mucho más predecible.»
Beneficios operativos para el equipo
La implantación también mejoró el día a día.
Las urgencias provocadas por fallos en los pedidos o por roturas de stock bajaron mucho. Como resultado, la carga de trabajo del equipo quedó más repartida y se trabaja con menos presión.
Ahora los pedidos se generan solos, así que el personal puede dedicarse a gestionar el negocio en vez de andar apagando fuegos.
La relación con MySales Labs
Uno de los puntos que más valora Gryadka Orange es el trato con el equipo de soporte de MySales Labs.
«Cuando nos surge algo complicado, el equipo de soporte está ahí y echa una mano. Valoramos mucho que estén dispuestos a introducir mejoras a partir de lo que les contamos los clientes.»
Recomendación a otros minoristas
Con la perspectiva del proyecto terminado, el equipo reconoce que la implantación exigió compromiso y paciencia. Aun así, los resultados han compensado de sobra el esfuerzo.
«Si gestionas un surtido amplio y todavía haces los pedidos a mano, nuestra recomendación es clara: dad el paso. Cuesta esfuerzo, pero merece la pena. El equipo dedica menos tiempo a tareas rutinarias, la previsión gana precisión y los problemas operativos se reducen muchísimo.»