Implementación de MySales en Sviy Market.
Ni siquiera la guerra es motivo para posponer la implementación de proyectos importantes. En 2022, la cadena de supermercados Sviy Market del oeste de Ucrania abandonó a su proveedor anterior para automatizar la previsión y los pedidos con MySales. Con el 99% de los SKUs pedidos automáticamente, hay mucho menos margen para el error humano, lo que impacta particularmente en la calidad de las decisiones de pedido para las ventas promocionales. La guerra introdujo muchos factores desconocidos en el proceso de previsión, como un aumento extremo de la demanda, la interrupción del ritmo de las entregas, cambios en el surtido y bajas por merma debido a los cortes de electricidad. Todo eso no facilita que MySales funcione de manera óptima. Sin embargo, a largo plazo, Andrii Glushko (CIO de Sviy Market) está convencido de que la automatización reducirá las mermas y aumentará las ventas.
— Cuéntenos sobre Sviy Market. ¿Qué tipo de formato de tienda operan?
— Sviy Market es una cadena de tiendas de conveniencia. Nuestra tienda típica tiene alrededor de 100 metros cuadrados con aproximadamente 2.500 SKUs de alimentos y no alimentos. En algunas tiendas vendemos carne al peso, en otras solo carne envasada.
Tenemos producción propia: un taller dedicado desde el que entregamos productos a los puntos de venta. La mayoría de los mercados también tienen pequeñas instalaciones de producción para pizza, hot dogs y café. La tienda más pequeña ocupa 50 metros cuadrados, la más grande 400 metros cuadrados, aunque ya no abrimos más de estas grandes.
— ¿Cuántas tiendas están en funcionamiento hoy?
— A marzo de 2023, 49 puntos de venta operan bajo la marca Sviy Market, 10 de los cuales son franquiciados. En el último año cerramos dos tiendas porque decidimos que no mantendremos tiendas no rentables. Abrimos una nueva. Nuestra cadena opera en Lviv y la región de Lviv, contamos con nuestro propio centro de distribución.
— ¿Cuál es su público objetivo?
— Nuestras tiendas generalmente están ubicadas en las cercanías de instituciones educativas y residencias de estudiantes. También tenemos mercados en zonas residenciales. Nuestro objetivo es atraer a un público joven, ya que tiene mayor poder adquisitivo.
— ¿Varía el surtido según la ubicación?
— Tenemos clústeres de surtido, pero no hay dos tiendas con exactamente el mismo rango de productos.
— ¿Por qué se pusieron en contacto con MySales?
— Nuestro objetivo era automatizar y centralizar completamente el proceso de pedidos de productos. Vale la pena mencionar cómo funciona nuestra logística. Hay proveedores que entregan productos directamente a las tiendas, sin pasar por el centro de distribución. En la mayoría de los casos, estos son productos de grupos frescos: leche, pan, embutidos. El resto de los productos pasan por el centro de distribución. Antes de la integración de MySales, teníamos alrededor del 90% de los SKUs pedidos de manera centralizada. Ahora este indicador es del 99%. Es decir, casi todo el surtido para todas las tiendas se pide a través de MySales. Con algunas excepciones, no permitimos que las tiendas ajusten manualmente los pedidos. Enviamos esos pedidos calculados por MySales a los proveedores. Actualmente estamos en las etapas finales de integrar MySales para los pedidos de proveedores externos, pero también estamos trabajando juntos en la transición de nuestra fabricación propia a MySales.
— ¿Por qué decidieron cambiar su sistema de reposición automática?
— En Ucrania, estamos en un momento en que los proveedores de software se dan cuenta de que la demanda de implementación ha disminuido debido a la guerra, por lo que están dispuestos a hacer más concesiones. Por lo tanto, se puede aprovechar el momento para automatizar los procesos empresariales a un menor costo. También estamos implementando actualmente un sistema CRM.
— ¿Cuál es la participación de las ventas promo en su facturación?
— Emitimos un folleto con varias ofertas promocionales por un período de 2 semanas. Antes de la guerra, las ventas promocionales generaban el 15-17% de la facturación. Luego comenzó la guerra y hasta agosto aproximadamente no realizamos ninguna promo. Los proveedores no estaban dispuestos a ofrecer ninguna oferta promocional. Antes de la guerra, el folleto solía tener 250 artículos. En verano emitimos el primer folleto con 50 posiciones. Actualmente, las promociones representan alrededor del 10% de las ventas.
— ¿Por qué decidieron instalar el módulo de promos de MySales?
— Antes de MySales, calculábamos las previsiones para las ventas promocionales en Excel, y con el trabajo manual hay una alta probabilidad de errores. Necesitábamos una solución automatizada. Cargamos todo el historial de datos de actividades promocionales de dos años a MySales. Y ahora vemos que el módulo de promos de MySales suaviza las fluctuaciones estadísticas, tiene mejor en cuenta la elasticidad de la demanda y la posible canibalización.
— 2022 es probablemente el momento más difícil para integrar nuevos sistemas relacionados con la previsión automatizada para los minoristas ucranianos, porque todo está cambiando y hay muchos factores externos que no obedecen las reglas estándar de estacionalidad, días festivos ni cambios meteorológicos. Es decir, se superponen factores completamente diferentes que son difíciles de calcular para cualquier sistema de TI. ¿Cómo calificaría las previsiones de MySales en comparación con las ventas reales?— No estoy listo para decirlo en números, voy a explicar por qué. Primero, hubo cambios salvajes en la demanda. Un ejemplo llamativo es febrero de 2022. El 24 de febrero, nuestras ventas se triplicaron. El pico de ventas del período de Año Nuevo fue significativamente menor de lo habitual. En consecuencia, le pedimos a MySales que excluyera las ventas de febrero del cálculo por completo, ya que está claro que no son datos relevantes para cálculos futuros.
A partir de octubre, hubo problemas con la electricidad en todo el país, y no siempre tuvimos datos de ventas actualizados, lo que afectó los cálculos. El ritmo de las entregas cambió. Muchas bajas por merma se debieron a los cortes de electricidad, por lo que esto no es un problema de MySales.
También hay que señalar que MySales necesita tener un historial más largo para pronosticar las ventas de nuevos productos. El programa empieza a predecir bien a partir de la 3.ª semana. La función de asignar un análogo no siempre funciona, porque a veces es difícil encontrar un equivalente. Y nuestro surtido cambió en un 50% durante el último año.
— ¿Cuál es la razón?
— Durante mucho tiempo, algunos proveedores no enviaban productos debido a la destrucción de las instalaciones de producción. Luego comenzaron las negociaciones, porque no querían ajustar las condiciones del acuerdo. Así que hasta que acordamos términos aceptables con los proveedores, esto también afectó el surtido disponible. Decidimos importar algunos productos nosotros mismos. Se están produciendo cambios en el mercado de proveedores y distribución, los distribuidores se están consolidando. Muchos artículos del surtido han cambiado, lo que afecta negativamente a la posibilidad de pronosticar con precisión.
— ¿Cuáles son los resultados más importantes de la implementación de MySales en su opinión?
— Nos hemos acercado al 100% de centralización de los pedidos, lo que hubiera sido difícil de lograr con el sistema anterior. El segundo es un módulo de promos efectivo. La principal ventaja es que ahora estos procesos se realizan en un sistema automatizado que es bastante fácil de gestionar. No necesitamos dedicar muchos recursos a trabajar con él. En el futuro, planeamos usar el módulo de precios de MySales que permite tener en cuenta los precios de la competencia.
— En este momento, es difícil analizar los resultados de la implementación de MySales debido a los factores que mencionó anteriormente. ¿Cuáles son sus expectativas a largo plazo?
— Nuestros objetivos a largo plazo de implementar MySales son aumentar la facturación en un 5% y reducir las mermas en un 15-20%. Esto puede lograrse reduciendo los inventarios de productos. La previsión y los pedidos automatizados pueden aumentar las ventas, siempre que se mantenga la tasa actual de rotación de productos. A largo plazo, son objetivos bastante alcanzables.
Texto: Yulia Belinska
Fotos: Sviy Market
Publicado originalmente en: https://retailers.ua/news/tehnologii/13487-andriy-glushko-sviymarket-zaraz-mojna-skoristatisya-momentom-dlya-avtomatizatsiyi-biznes-protsesiv-menshim-koshtom