Preparación del almacenamiento y los datos históricos Carga de datos históricos de promos Entrenamiento de promos Prueba y verificación de pronósticos Configuración de la integración continua Configuración y puesta en marcha del pedido automático para un grupo piloto Despliegue del pedido automático a todos los demás grupos El plazo de implementación depende en gran medida de las necesidades específicas del cliente y del volumen de trabajo planificado.
Así, si solo se implementa el módulo básico, puede realizarse en un mes; pero si se conectan todos los demás módulos, la estimación aproximada del tiempo de implementación se calcula de forma individual para cada cliente.
Este manual introductorio describe todas las etapas de la implementación de MySales si se conectan todos los módulos.
Si el cliente conecta solo parte de los módulos, el proceso de implementación diferirá únicamente en el tiempo de ejecución y en la cantidad de operaciones necesarias.
La lógica permanecerá igual.
A continuación se consideran con más detalle todas las etapas del proceso de implementación del sistema MySales.
La preparación de datos es la primera y probablemente la etapa más importante del proceso de implementación.
En esta etapa, el cliente prepara todos los datos históricos necesarios, prepara el servidor y la base de datos, y los proporciona al equipo de implementación de MySales para su validación.
Normalmente, los datos son preparados por el equipo de TI del cliente, según la especificación proporcionada por MySales.
Para esto, se crea un almacenamiento de datos en el DBMS del cliente, donde el equipo de implementación crea la estructura de tablas necesaria.
Se asignan recursos de hardware/nube para el DBMS y se asigna un servidor de hardware/nube para instalar el software MySales.
Los requisitos técnicos del servidor y la base de datos se determinan durante la coordinación del proyecto y pueden diferir según los módulos instalados y el volumen de datos (número de combinaciones SKU/tienda).
Posteriormente, el equipo de TI del cliente carga los datos en esta base de datos según la especificación.
Los datos se descargan del sistema o sistemas existentes del cliente donde se almacena dicha información.
Como parte de esta fase, se preparan los siguientes datos: Catálogo de productos y grupos de productos Catálogo de tiendas y regiones Historial de ventas en volumen y valor, existencias, llegadas y bajas, por semana para los últimos 3 años Historial de ventas en volumen y valor, existencias, llegadas y bajas, por día para el último año Historial de precios de venta al público Últimos precios de compra, si se planea utilizar la funcionalidad del módulo de precios Códigos de barras de productos, si se planea utilizar la funcionalidad del módulo de precios Toda la información necesaria para la preparación de datos de estos dos módulos se proporciona en un archivo especialmente creado de MySales.
Incluye descripciones de todas las tablas que deben crearse en la base de datos preparada, una descripción detallada de cada campo, la frecuencia necesaria para actualizar estos datos, así como solicitudes para actualizar la base de datos creada para MySales, con el fin de simplificar el trabajo del equipo de TI del cliente.
Dado que los datos deben actualizarse constantemente, es aconsejable que el equipo de TI del cliente configure su actualización automática para las tablas especificadas en el archivo ya en la etapa de carga de datos en la base de datos de MySales.
Para el funcionamiento más eficiente del sistema, recomendamos cargar datos de ventas de los últimos tres años.
El archivo de especificaciones para la preparación de datos se puede encontrar en el enlace .
Todos los datos preparados deben ser probados y validados por el equipo de MySales.
Como parte de esta fase, el cliente prepara los datos históricos de promos para cargarlos en MySales.
Como mínimo, se recomienda cargar el historial de promos del último año, aunque 2 o 3 años es preferible.
Se debe preparar la siguiente información: Fecha de inicio y fecha de fin de la promo Lista de posiciones de promo Lista de tiendas de promo Tipo de promo (TPR: reducción temporal de precio, MMK: descuento en caja) Tipo de mecánica para promos de tipo MMK (1+1=3, compra 1 y obtén descuento en el segundo, etc.) Tamaño del descuento para toda la promoción en porcentaje, o un descuento individual para cada artículo También se recomienda indicar el precio de venta regular; sin embargo, si esta información puede completarse automáticamente a partir del historial, puede omitirse.
Toda la información necesaria para la preparación de datos del módulo Promo se proporciona en un archivo especialmente creado de MySales.
A diferencia del módulo base, en el caso de una promo, el cliente solo prepara los datos históricos de promos en formato de archivo Excel.
La configuración de la base de datos y la carga de los datos promocionales necesarios en el sistema son realizadas por el equipo de implementación de MySales.
El archivo de especificaciones para la preparación de datos de promos se puede encontrar en el enlace .
Después de completar todas las tablas descritas en el archivo con datos, el equipo de MySales procede a verificar los datos recibidos; si se encuentran errores, el equipo de implementación informa al cliente y solicita que los corrija.
El objetivo principal de esta etapa es realizar la configuración más óptima del sistema para predecir promos, así como recalcular todas las promos en el historial y entrenar el algoritmo de predicción de crecimiento promocional.
Por lo general, este proceso tiene un carácter iterativo, que comienza después de que todas las promos históricas se cargan en el sistema: Configuración de los parámetros del sistema para el pronóstico de promos Recálculo de todas las promos en el historial Entrenamiento del algoritmo Prueba de pronósticos y análisis de la precisión de los pronósticos de promos Repetición de las iteraciones anteriores para obtener mejores resultados de pronóstico Para comenzar a usar el sistema, generalmente son suficientes 3 iteraciones; sin embargo, la configuración más detallada y fina puede realizarse posteriormente.
La prueba y verificación de pronósticos es un proceso de mejora continua.
Como parte del proyecto, siempre se recomienda probar tanto los pronósticos regulares como los promocionales.
Se recomienda probar los pronósticos a nivel de SKU-todas las tiendas-semana, con el fin de reducir el esfuerzo laboral que crece exponencialmente al bajar al nivel de SKU-tienda-semana.
Para lograr la máxima transparencia durante la implementación, verificamos la calidad de los pronósticos elaborados por nuestro cliente y los pronósticos elaborados con MySales.
En general, la metodología para comparar pronósticos es la siguiente: El cliente prepara sus pronósticos a nivel de SKU-todas las tiendas-semana, para la próxima semana o más, y los carga en un archivo MySales también elabora pronósticos para un período de tiempo similar y carga los pronósticos del mismo nivel en un archivo El cliente y MySales intercambian archivos protegidos con contraseña que contienen los resultados de los pronósticos Con el tiempo, las contraseñas se abren y analizamos la precisión del pronóstico comparándolo con las ventas reales Esta etapa es muy importante para el funcionamiento estable de MySales en conjunto con el sistema del cliente en el futuro.
Al configurar la integración continua, vale la pena destacar 2 bloques principales: Integración para el módulo base Integración para el pedido automático La integración del módulo base incluye la actualización y adición regular de los siguientes datos: Catálogo de productos y grupos de productos Catálogo de tiendas y regiones Historial de ventas en volumen y valor, existencias, llegadas y bajas, por semana para los últimos 3 años Historial de ventas en volumen y valor, existencias, llegadas y bajas, por día para el último año Historial de precios de venta al público Últimos precios de compra, si se planea utilizar la funcionalidad del módulo de precios Códigos de barras de productos, si se planea utilizar la funcionalidad del módulo de precios La integración del pedido automático incluye actualizaciones y adiciones regulares de los siguientes datos: Catálogo de proveedores y contratos Stock de presentación Las cantidades de paquete para tiendas y almacenes, el pedido mínimo (posible tanto como opción de transferencia de MySales al sistema del cliente, como del sistema del cliente a MySales) Vínculos de origen de pedido para cada combinación de SKU/tienda y SKU/almacén vinculados al proveedor y contrato Los últimos stocks para la tienda y el almacén Llegadas de productos en pedidos de tiendas y almacenes Una vez completados todos los pasos anteriores, el siguiente paso es configurar los esquemas para el grupo piloto de productos y pedirlos mediante el pedido automático de MySales.
Es importante que la transición se realice precisamente grupo por grupo para todas las tiendas, y no tienda por tienda para una amplia gama de grupos de productos.
Esto se debe a que necesitamos verificar los parámetros de los pedidos, incluidas las cantidades de paquete, las cantidades mínimas de pedido, el stock de presentación, así como los vínculos con proveedores/contratos.
Para comenzar a pedir el primer grupo mediante el pedido automático de MySales, también debe programar el lanzamiento del procesamiento por lotes para el recuento de pedidos.
Una vez completados estos pasos, es necesario verificar la corrección de la carga automática de pedidos desde MySales al sistema del cliente, así como si fueron enviados por correo electrónico/EDI.
También es importante verificar que las llegadas se carguen correctamente en MySales.
Al principio, se recomienda verificar todos los pedidos del grupo piloto y, si hay observaciones, ajustar los parámetros de los esquemas.
También es importante analizar el stock de seguridad y gestionar los coeficientes de stock de seguridad a nivel de SKU-todas las tiendas, y agregar análogos para nuevas posiciones y nuevas tiendas.
Una vez que el grupo piloto ha sido probado exitosamente y el proceso de pedido automático ha sido depurado, lo que queda es conectar cada vez más grupos al pedido automático de MySales.
Para esto, solo es necesario configurar nuevos esquemas y verificar los pedidos creados por primera vez, con el fin de ajustar los parámetros del esquema y los coeficientes de stock de seguridad.
Además, no olvide indicar análogos para nuevas tiendas/productos.