Préparation du stockage et des données historiques Téléchargement des données historiques de promos Entraînement des promos Tests et vérification des prévisions Configuration de l'intégration continue Mise en place et démarrage de la commande automatique pour un groupe pilote Déploiement de la commande automatique pour tous les autres groupes Le calendrier d'implémentation dépend beaucoup des spécificités des besoins du client et de la quantité de travail planifiée.
Ainsi, si seul le module de base est implémenté, cela peut être fait en un mois, mais si vous connectez tous les autres modules, l'estimation approximative du temps d'implémentation est calculée individuellement pour chaque client.
Ce manuel d'introduction décrit toutes les étapes de l'implémentation de MySales si tous les modules sont connectés.
Si le client ne connecte qu'une partie des modules, le processus d'implémentation ne différera que par le temps d'exécution et le nombre d'opérations nécessaires.
La logique restera la même.
Ci-dessous, nous examinons plus en détail toutes les étapes du processus d'implémentation du système MySales.
La préparation des données est la première et probablement la plus importante étape du processus d'implémentation.
À cette étape, le client prépare toutes les données historiques nécessaires, prépare le serveur et la base de données, et les fournit à l'équipe d'implémentation MySales pour validation.
En règle générale, les données sont préparées par l'équipe informatique du client, conformément aux spécifications fournies par MySales.
Pour cela, un stockage de données dans le SGBD du client est créé, où l'équipe d'implémentation crée la structure de tables nécessaire.
Des ressources matérielles/cloud sont allouées pour le SGBD, et un serveur matériel/cloud est alloué pour l'installation du logiciel MySales.
Les exigences techniques pour le serveur et la base de données sont déterminées lors de la coordination du projet et peuvent différer selon les modules installés et la quantité de données (nombre de combinaisons SKU/magasin).
Ensuite, l'équipe informatique du client télécharge les données vers cette base de données conformément aux spécifications.
Les données sont téléchargées depuis le système existant du client ou de plusieurs systèmes où ces informations sont stockées.
Dans le cadre de cette phase, les données suivantes sont préparées Répertoire des produits et des groupes de produits Répertoire des magasins et des régions Historique des ventes en volume et en valeur, stocks, arrivées et dépréciation, par semaine sur les 3 dernières années Historique des ventes en volume et en valeur, stocks, arrivées et dépréciation, par jour sur la dernière année Historique des prix de détail Derniers prix d'achat, si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité du module de tarification Codes-barres des produits, si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité du module de tarification Toutes les informations nécessaires à la préparation des données pour ces deux modules sont fournies dans un fichier MySales spécialement créé.
Ce fichier contient des descriptions de toutes les tables à créer dans la base de données préparée, une description détaillée de chaque champ, la fréquence de mise à jour nécessaire pour ces données, ainsi que des requêtes pour mettre à jour la base de données créée pour MySales afin de simplifier le travail de l'équipe informatique du client.
Étant donné que les données doivent être constamment mises à jour, il est conseillé à l'équipe informatique du client de configurer leur mise à jour automatique pour les tables spécifiées dans le fichier dès l'étape du téléchargement des données vers la base de données MySales.
Pour un fonctionnement optimal du système, nous recommandons de télécharger les données de ventes des trois dernières années.
Le fichier de spécifications pour la préparation des données peut être trouvé à ce lien .
Toutes les données préparées doivent être testées et validées par l'équipe MySales.
Dans le cadre de cette phase, le client prépare les données historiques de promos pour le téléchargement vers MySales.
Il est recommandé de télécharger au minimum l'historique des promos de la dernière année, mais 2 à 3 ans sont encore plus préférables.
Les informations suivantes doivent être préparées : Date de début et date de fin de la promo La liste des positions de promo La liste des magasins participants à la promo Type de promo (TPR - réduction temporaire de prix, MMK - remise accordée en caisse) Type de mécanisme pour les promos de type MMK (1+1=3, acheter 1 et obtenir une remise sur le deuxième, etc.) Taille de la remise pour l'ensemble de la promotion en pourcentage, ou une remise individuelle pour chaque article Il est également recommandé d'indiquer le prix de détail régulier ; cependant, si ces informations peuvent être renseignées automatiquement sur la base de l'historique, cela peut être omis.
Toutes les informations nécessaires à la préparation des données pour le module Promo sont fournies dans un fichier MySales spécialement créé.
Contrairement au module de base, dans le cas d'une promo, le client prépare uniquement les données historiques de promos au format de fichier Excel.
La configuration de la base de données et le chargement des données promotionnelles nécessaires dans le système sont effectués par l'équipe d'implémentation MySales.
Le fichier de spécifications pour la préparation des données de promo peut être trouvé à ce lien .
Après avoir rempli avec des données toutes les tables décrites dans le fichier, l'équipe MySales procède à la vérification des données reçues ; si des erreurs sont trouvées, l'équipe d'implémentation en informe le client et lui demande de les corriger.
L'objectif principal de cette étape est d'effectuer les paramètres système les plus optimaux pour la prédiction des promos, ainsi que de recalculer toutes les promos dans l'historique et d'entraîner l'algorithme de prédiction de la croissance promo.
En règle générale, ce processus est de nature itérative et commence après que toutes les promos historiques ont été chargées dans le système : Définition des paramètres système pour la prévision des promos Recalcul de toutes les promos dans l'historique Entraînement de l'algorithme Tests des prévisions et analyse de la précision des prévisions de promos Répétition des itérations précédentes pour de meilleurs résultats de prévision Pour commencer à utiliser le système, 3 itérations sont généralement suffisantes ; cependant, un réglage plus détaillé et fin peut être effectué ultérieurement.
Les tests et la vérification des prévisions constituent un processus d'amélioration continue.
Dans le cadre du projet, il est toujours recommandé de tester à la fois les prévisions régulières et promotionnelles.
Il est recommandé de tester les prévisions au niveau SKU-tous magasins-semaine, afin de réduire la quantité de travail qui augmente considérablement si l'on descend au niveau SKU-magasin-semaine.
Pour une transparence maximale pendant l'implémentation, nous vérifions la qualité des prévisions construites par notre client, et des prévisions construites avec MySales.
En général, la méthodologie de comparaison des prévisions est la suivante : Le client prépare ses prévisions au niveau SKU-tous magasins-semaine, pour la semaine prochaine ou plus, et les télécharge dans un fichier MySales construit également des prévisions pour une période similaire et télécharge les prévisions du même niveau dans un fichier Le client et MySales échangent des archives protégées par mot de passe contenant les résultats des prévisions Avec le temps, les mots de passe sont ouverts et nous analysons la précision de la prévision en la comparant aux ventes réelles Cette étape est très importante pour le fonctionnement stable de MySales en conjunction avec le système du client à l'avenir.
Lors de la mise en place de l'intégration continue, il convient de distinguer 2 blocs principaux : Intégration pour le module de base Intégration pour la commande automatique L'intégration du module de base comprend la mise à jour et l'ajout réguliers des données suivantes : Répertoire des produits et des groupes de produits Répertoire des magasins et des régions Historique des ventes en volume et en valeur, stocks, arrivées et dépréciation, par semaine sur les 3 dernières années Historique des ventes en volume et en valeur, stocks, arrivées et dépréciation, par jour sur la dernière année Historique des prix de détail Derniers prix d'achat, si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité du module de tarification Codes-barres des produits, si vous prévoyez d'utiliser la fonctionnalité du module de tarification L'intégration de la commande automatique comprend les mises à jour et ajouts réguliers des données suivantes : Répertoire des fournisseurs et des contrats Stock de présentation Les quantités de conditionnement pour les magasins et les entrepôts, la commande minimale (possible comme option de transfert de MySales vers le système client, ainsi que du système client vers MySales) Liaisons de source de commande pour chaque combinaison SKU/magasin et SKU/entrepôt liées au fournisseur et au contrat Les derniers stocks pour le magasin et l'entrepôt Arrivées de produits sur les commandes des magasins et des entrepôts Une fois toutes les étapes précédentes terminées, l'étape suivante consiste à configurer les schémas pour le groupe pilote de produits et à les commander en utilisant la commande automatique MySales.
Il est important que la transition soit effectuée précisément groupe par groupe pour tous les magasins, et non magasin par magasin pour une large gamme de groupes de produits.
Parce que nous devons vérifier les paramètres de commande, y compris les quantités de conditionnement, les quantités minimales de commande, le stock de présentation, ainsi que les liens vers les fournisseurs/contrats.
Pour commencer à commander le premier groupe en utilisant la commande automatique MySales, vous devez également planifier le lancement du traitement par lots pour le recomptage des commandes.
Une fois ces étapes terminées, vous devez vérifier l'exactitude du téléchargement automatique des commandes de MySales vers le système du client, ainsi que si elles ont été envoyées par e-mail/EDI.
Il est également important de vérifier que les arrivées sont correctement chargées dans MySales.
Au début, il est recommandé de vérifier toutes les commandes pour le groupe pilote et, s'il y a des remarques, d'ajuster les paramètres des schémas.
Il est également important d'analyser le stock de sécurité et de gérer les coefficients de stock de sécurité au niveau SKU-tous magasins et d'ajouter des analogues pour les nouvelles positions et les nouveaux magasins.
Une fois que le groupe pilote a été testé avec succès et que le processus de commande automatique a été débogué, il ne reste plus qu'à connecter de plus en plus de groupes à la commande automatique MySales.
Pour ce faire, il suffit de configurer de nouveaux schémas et de vérifier les commandes créées pour la première fois, afin d'ajuster les paramètres du schéma et les coefficients de stock de sécurité.
Et aussi, n'oubliez pas d'indiquer des analogues pour les nouveaux magasins/produits.