„Ci, którzy bezpośrednio pracują z zamówieniami, przyznają, że technologia MySales jest naprawdę skuteczna" — Alexey Kruglikov
Trafne prognozowanie sprzedaży i optymalizacja zapasów to klucz do sukcesu w handlu detalicznym. Innowacyjne rozwiązanie do prognozowania sprzedaży MySales wspiera w tej misji jedną z wiodących sieci spożywczych na Ukrainie — Eko Market (eko.com.ua). System jest obecnie wdrożony we wszystkich sklepach sieci dla jednej z najtrudniejszych do planowania grup towarowych — produktów świeżych. W najbliższej przyszłości planowane jest rozszerzenie MySales na wszystkie grupy produktowe dostępne w sklepach sieci.
O pierwszych wynikach pracy systemu prognozowania MySales, priorytetach firmy Eko Market i dalszych planach porozmawialiśmy z Alexeyem Kuglikovem (Kierownik Zarządzania Zapasami) i Sergeyem Pritykinym (CIO).
Alexey Kruglikov
Jakie zadania stały przed firmą Eko Market na początku wdrożenia MySales? Jakie były oczekiwania przed startem projektu i na ile się one spełniły?
Naszym głównym zadaniem było zminimalizowanie tak zwanych „utraconych sprzedaży". Musieliśmy znacząco ograniczyć zakłócenia w dostawach towarów do sklepów, które z reguły wynikały z nieprawidłowego planowania sprzedaży i w konsekwencji niedokładnych zamówień, a jednocześnie uniknąć przetowarowania, szczególnie w przypadku produktów o krótkim terminie przydatności. Chcieliśmy utrzymywać optymalny zapas towarowy, który w pełni wystarczałby do zaspokojenia popytu naszych klientów, bez ponoszenia strat w postaci odpisów, zwrotów itp.
Na jakie kluczowe wskaźniki się orientowaliście?
Po pierwsze, automatyzacja i optymalizacja składania zamówień przez pracowników sieci, gdzie minimalizuje się ręczne prognozowanie i obliczanie zamówień — czyli odejście od tzw. czynnika ludzkiego, od błędów lub zaniedbań pracowników. Chcieliśmy, aby zamówienia były składane na podstawie w pełni zautomatyzowanej prognozy sprzedaży z możliwością szczegółowej analizy prognozy i rekomendacji. Po drugie, zawsze dokładamy wszelkich starań, aby uwolnić naszych pracowników od rutynowej pracy, dając im więcej czasu na rozwój biznesu i realizację swoich umiejętności. Po trzecie, skupiliśmy się na poprawie jakości obsługi naszych klientów. To główny wskaźnik sukcesu działalności naszej firmy.
MySales pozwala nam to osiągnąć, ponieważ oszczędza czas naszych pracowników. Technologia prognozowania uwzględnia zmiany cen, sezonowość, pogodę, wskaźniki makroekonomiczne, kursy walut i wiele więcej — wszystko to, czego człowiek może po prostu nie wziąć pod uwagę. Na przykład im gorętsze lato, tym większy wzrost sprzedaży lodów czy wody. Jeśli temperatura na zewnątrz wzrośnie powyżej 30 stopni Celsjusza, sprzedaż może wzrosnąć nawet dziesięciokrotnie. Człowiekowi niezwykle trudno precyzyjnie uchwycić tę zależność, a system buduje ją natychmiast. W ramach pilotażu zaczęliśmy od najtrudniejszej grupy produktowej — „fresh", w pełni powierzając analitykę wraz z prognozowaniem sprzedaży oraz optymalizację stanów magazynowych rozwiązaniu MySales, które radzi sobie z tym doskonale.
Na czym opiera się system automatycznych zamówień MySales?
Automatyczne zamówienia bazują na kilku kluczowych parametrach. Główny parametr to prognoza sprzedaży budowana przez MySales. Drugi parametr to zapas bezpieczeństwa, również kalkulowany przez MySales. Z naszej strony przygotowujemy harmonogram dat dostaw, na podstawie którego obliczana jest liczba dni, na które składamy zamówienie. Ostatni parametr to minimalny zapas towarowy — nasza minimalna ekspozycja, niezbędna do prezentowania towaru w atrakcyjny sposób.
Czy mógłby Pan podać jakiś przykład, aby opisać funkcjonalność MySales?
Tak, weźmy na przykład mleko. Producent mleka dostarcza asortyment do określonych sklepów. Każda pozycja ma określoną krotność dostawy — zawartość opakowania, w którym dostawca wysyła towar. Jest też harmonogram dostaw: zazwyczaj trzy, pięć lub siedem razy w tygodniu, w zależności od regionu i konkretnego sklepu. Częstotliwość dostaw mleka jest dość wysoka, więc zamówienia mogą być formowane praktycznie codziennie. W MySales dla każdej pozycji określiliśmy minimalny zapas towarowy, wynikający z harmonogramu dostaw i prognozy sprzedaży. Uwzględniamy też zapas bezpieczeństwa na określoną liczbę dni, odejmujemy aktualny stan magazynowy i okres transportu — w rezultacie otrzymujemy nasze zapotrzebowanie netto. Cały ten proces jest zautomatyzowany w MySales. Zamówienie widzimy zarówno my (centrala), jak i poszczególne sklepy. W razie potrzeby zawsze można wprowadzić poprawki i wysłać zamówienie dostawcy. Obecnie wysyłka zamówienia następuje po potwierdzeniu przez pracownika, ale w najbliższej przyszłości planujemy pełną automatyzację tego procesu.
Jak często trzeba wprowadzać poprawki do prognoz i zamówień generowanych przez MySales?
Po 3 miesiącach pracy z produktem MySales otrzymaliśmy bardzo niewielką liczbę korekt ze sklepów. Przyczyny poprawek są głównie związane z tym, że na ten moment tylko sam sklep może śledzić np. faktyczną dostępność towaru, dlatego pozostawiona jest możliwość wprowadzania ręcznych korekt.
Na jakich grupach towarowych uzyskano największy efekt ekonomiczny?
Największy efekt osiągamy na towarach z dłuższym terminem przydatności — miesiąc lub dwa, gdzie ręczna interwencja jest praktycznie zbędna. Podobny wynik można osiągnąć dla towarów z krótszym terminem przydatności, jeśli wprowadzi się partycjonowanie i znaczniki RFID. Przyszłość wygląda obiecująco!
Jak Wasi pracownicy zareagowali na to nowe rozwiązanie?
Szczerze mówiąc, różnie. Część z entuzjazmem przyjęła nowość — głównie młodzi ludzie, otwarci na innowacje. Część pracowników podeszła dość nieufnie, ale otwartego oporu nie spotkaliśmy. Najważniejsze, co chciałbym podkreślić, to fakt, że ci, którzy bezpośrednio pracują z zamówieniami, dostrzegli, że rozwiązanie MySales jest naprawdę skuteczne — przede wszystkim oszczędza ich czas na przetwarzanie zamówień. System rzeczywiście pozwala poświęcić więcej czasu na inne, bardziej twórcze zadania wymagające ludzkiego zaangażowania. Według naszych obliczeń, pracownicy poświęcają wielokrotnie mniej czasu na obsługę zamówień, a przy tym jakość zamówień się poprawiła.
Jak wdrożenie systemu MySales wpłynęło na dostępność towarów w sklepach Waszej sieci?
Jeśli chodzi o dostępność towarów, w ogólnym rozrachunku zdecydowanie się poprawiła, jednak w tej chwili jest jeszcze zbyt wcześnie, by mówić o konkretnych wskaźnikach — korzystamy z systemu zaledwie od trzech miesięcy. Główna rzecz, którą chciałbym podkreślić już teraz, to fakt, że czas przetwarzania zamówień skrócił się 2–3 krotnie — i uważam to za sukces! Widzimy też poprawę ważnych wskaźników jakościowych, takich jak ekspozycja towaru, jego wygląd czy jakość informacji o zniżkach i promocjach. Jak już wspomniałem, prognoza MySales działa na razie tylko na grupie „fresh", którą testujemy przed pełnym rozwinięciem systemu na wszystkie kategorie produktowe.
Czy celowo wybraliście jedną z najtrudniejszych do prognozowania grup produktowych do testów?
Tak, zdecydowanie. Jednak to, co zobaczyłem w kwestii jakości prognozy, mile mnie zaskoczyło. Na podstawie mojego doświadczenia z systemami prognozowania, jakość prognozy dostarczanej przez MySales jest znacznie wyższa. Powiązanie prognozy z ceną towaru bardzo korzystnie wpływa na zamówienia, ponieważ główną przyczyną braków i nadmiarów magazynowych jest właśnie brak uwzględnienia ceny, będącej jednym z głównych czynników wpływających na sprzedaż. Ludziom, w przeciwieństwie do systemu, nie zawsze udaje się pamiętać o przeliczeniu prognozy po zmianie ceny. To już znaczący plus i istotna redukcja zarówno utraconych sprzedaży, jak i nadmiernych zapasów prowadzących do zamrożonych środków lub odpisów.
Jakie są Wasze plany na przyszłość?
Planujemy podłączyć wszystkie grupy produktowe do prognozowania. Na ten moment podłączonych jest 105 sklepów w grupie „fresh". Ponadto w naszych planach jest stworzenie zautomatyzowanego stanowiska pracy, na którym operator mógłby widzieć pełną analitykę wszystkich procesów: ruch towaru, sprzedaż, odpisy, zwroty, przyjęcia, ceny itp. Obecnie w niektórych przypadkach nieprawidłowe zamówienia wynikają z braku danych wejściowych. W dalszej kolejności chcemy uzyskać elastyczną formułę zamówienia, dostosowaną do różnych kategorii towarowych. Pozwoli nam to zamawiać różne towary z różną logiką i podejściem. Następnie przyjdą moduły do kontrolowania zamówień i innych procesów.
Po wdrożeniu w całej sieci i wprowadzeniu usprawnień efekt z tego rozwiązania będzie jednoznacznie rosnąć. Według moich szacunków to, co widzimy teraz, stanowi zaledwie 5% potencjału. Wszystko jeszcze przed nami. Jestem tego pewien. Jak tylko pokażemy wszystkim, że prognozom można zaufać, sytuacja poprawi się wielokrotnie. Jest jeszcze tyle przestrzeni do wzrostu. A jeśli wszystko będzie robione prawidłowo, konsekwentnie i szybko — efekt będzie niesamowity!
Sergey Pritykin
Proszę opowiedzieć krótko o sobie.
Pracuję w sferze IT od 15 lat. Doświadczenie w handlu detalicznym to ponad 12 lat — znam i rozumiem go dobrze od środka we wszystkich aspektach. Swoją pracę organizuję tak, że 40% czasu poświęcam na działalność operacyjną IT, a pozostałe 60% przeznaczam na tworzenie warunków dla nowych inicjatyw biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
Jak zaczął się projekt z MySales?
Projekt zaczął się od prezentacji produktu menedżmentowi naszej firmy przez jego twórcę, Alexeya Ivasyuka. System prognozowania MySales jest, naszym zdaniem, bardzo innowacyjny. Projekt jego wdrożenia otrzymał aprobatę i wsparcie ze strony kierownictwa.
Jakie były główne etapy wdrożenia?
Przed rozpoczęciem projektu musieliśmy opracować zarządzanie harmonogramami dostaw. To dość skomplikowana procedura, biorąc pod uwagę, że harmonogramy często się zmieniają w całej sieci. Następnie musieliśmy wykonać integrację z MySales. Tu nie było trudności, wszystko poszło dość szybko: góra półtora tygodnia, wliczając nasze prace deweloperskie. W planach jest udoskonalenie tej integracji, choć obecna w pełni wystarcza — działa stabilnie i nie ma z nią problemów. Dodatkowych pracowników nie trzeba było zatrudniać, poradziliśmy sobie własnymi siłami.
Co już osiągnięto i jakie są dalsze oczekiwania wobec MySales?
Ta automatyzacja procesów biznesowych jest ukierunkowana na obniżenie kosztów operacyjnych. Naszym celem jest poprawa jakości pracy bez zwiększania liczby personelu. Chcemy uwolnić naszych pracowników od monotonnej i rutynowej pracy, aby mogli skupić się na poprawie efektywności sprzedaży i jakości obsługi naszych klientów. Stale pracujemy nad podnoszeniem kwalifikacji personelu i staramy się utrzymywać wykwalifikowane kadry.
Rozwiązanie MySales pomogło nam szybko rozwiązać trzy główne problemy. Po pierwsze — minimalizacja błędów ludzkich. Po drugie — podniesienie jakości pracy personelu poprzez poszerzenie jego kompetencji. I wreszcie — zmniejszenie negatywnego wpływu „czynnika ludzkiego" na biznes. Oczekujemy zmniejszenia odpisów dzięki udoskonaleniu systemu zamówień. Już teraz widoczna jest wielokrotna poprawa efektywności pracy pracowników. Dla pozostałych grup towarowych spodziewamy się jeszcze lepszych wyników.
Źródło oryginalne (RU): https://medium.com/mysales-labs/интеграция-mysales-labs-в-эко-маркете-eec0a50e82fd