Gryadka i Leprekon / SV Group: automatyzacja generowania zamówień w dwóch sieciach detalicznych
Gryadka i Leprekon, dwie sieci detaliczne należące do SV Group, szybko się rozwijają. Gryadka to sieć sklepów convenience, która na dzień 1 września 2026 r. liczy 39 lokalizacji. Leprekon to wyspecjalizowana sieć sprzedająca napoje z beczki, w tym piwo, cydr i kwas chlebowy, a także przekąski i produkty pokrewne; liczy 90 lokalizacji.
Anastasiia Shramko, kierowniczka ds. operacji handlowych w obszarze detalicznym w SV Group, wyjaśnia, jak firma ograniczyła ręczną ingerencję w prognozowanie i zamawianie oraz co zmieniło się w wynikach biznesowych.
Dwie sieci, dwa modele zaopatrzenia
— Jak zorganizowana jest logistyka w obu sieciach?
— W Gryadce dostawcy dostarczają towar bezpośrednio do sklepów w modelu 3PL. Leprekon otrzymuje dostawy scentralizowane od partnerskiej spółki dystrybucyjnej należącej do naszej grupy.
Dlaczego SV Group zastąpiła poprzedni system
— Co skłoniło Państwa do zwrócenia się do MySales? Jakie ograniczenia miał poprzedni system IT?
— Wraz z rozwojem naszych sieci potrzebowaliśmy, aby zamawianie było bardziej efektywne i precyzyjne. Poprzedni system nie uwzględniał pełnego zakresu istotnych czynników. Wymagał dużej ręcznej ingerencji i ciągłych korekt ze strony menedżerów.
Szukaliśmy narzędzia, które w pełni zautomatyzuje generowanie zamówień na podstawie szczegółowej logiki analitycznej: trendów sprzedaży, elastyczności cenowej, harmonogramów dostaw i czasów dostawy, towarów w drodze, wielkości opakowań, minimalnych ilości zamówienia i zapasu bezpieczeństwa. Naszym głównym celem było ograniczenie wpływu błędów ludzkich i pomoc kierownikom kategorii oraz kupcom w bardziej efektywnej pracy.
Asortyment i operacje
— Jakie czynniki wpływają na sprzedaż i jak uwzględniacie je w prognozowaniu i zamawianiu?
— Wszystko zaczyna się od wyboru właściwego, zrównoważonego asortymentu dla każdego sklepu. To określa jego potencjał sprzedażowy.
Aby wykorzystać ten potencjał, musimy również uwzględniać czynniki operacyjne: od promocji, sezonowości i dni tygodnia po harmonogramy dostaw, wielkości opakowań, towary w drodze i czasy dostawy.
MySales łączy te dwa poziomy. Wykorzystuje bieżący asortyment każdego sklepu i automatycznie uwzględnia istotne czynniki operacyjne, aby obliczyć, ile każdego produktu jest potrzebne i kiedy.
Wdrożenie: cztery kroki
— Jak przebiegało przejście na MySales? Które procesy i systemy uległy zmianie?
— Przyjęliśmy uporządkowane, przejrzyste podejście:
- Wprowadzenie i komunikacja. Zaczęliśmy od zespołu: wyjaśniliśmy cel wdrożenia, omówiliśmy każdy etap procesu automatycznego zamawiania i określiliśmy odpowiedzialność wszystkich osób.
- Przegląd procesów. Rozłożyliśmy proces zamawiania na części i przeanalizowaliśmy sposób współpracy ze sklepami i dostawcami.
- Konfiguracja i testy. Przeprowadziliśmy testy, zidentyfikowaliśmy wąskie gardła, zintegrowaliśmy MySales z naszym systemem ERP i dopracowaliśmy logikę obliczeń.
- Uruchomienie. Skupiliśmy się na tym, aby obliczenia były przejrzyste. Zespół musiał rozumieć, jak system oblicza zapotrzebowanie, aby móc zaufać jego rekomendacjom.
Odeszliśmy od pracy ręcznej i intuicyjnych korekt w systemie na rzecz automatycznie generowanych zamówień opartych na jasnych regułach handlowych.
Co zmieniło się w prognozowaniu i automatycznym zamawianiu
— Co zmieniło się po wdrożeniu MySales?
— Obliczenia stały się znacznie bardziej elastyczne i szczegółowe. System zaczął uwzględniać braki u dostawców, automatyczne rotacje produktów, tymczasowe ograniczenia, nietypowe skoki sprzedaży i budżety zakupowe. Pomogło nam to zrównoważyć dostępność na półce z celami finansowymi.
— Czy spisania produktów spadły?
— Poziom spisań nie zmienił się istotnie. Nasz asortyment, szczególnie produkty świeże i ultraświeże, pozostaje wrażliwy na ograniczenia terminu przydatności. MySales pomógł nam jednak utrzymać spisania na stabilnym poziomie, gdy sieci szybko się rozwijały. To pozytywny wynik.
— Czy koszty logistyki spadły?
— Obniżenie kosztów logistyki nie było głównym celem. Część dostaw realizują dostawcy w modelu 3PL, a pozostałe przechodzą przez scentralizowany system dystrybucji grupy. Skupialiśmy się na dostępności produktów i rotacji zapasów.
Wyniki w 129 sklepach
— Jak zmieniło się zamawianie i dostawy po integracji?
— Proces stał się bardziej przewidywalny i lepiej skoordynowany. Znacząco ograniczyliśmy braki na półce, czyli sytuacje, gdy produktów nie ma na półce, jednocześnie unikając nadmiernych zapasów.
W sklepach convenience kluczowe jest efektywne wykorzystanie każdego metra kwadratowego powierzchni sprzedażowej bez przeładowania półek. W Leprekonie szczególnie ważne są termin przydatności produktów i straty związane z beczkami z napojami lanymi. Automatyzacja pomogła nam utrzymać właściwe poziomy zapasów bez zwiększania ryzyka przeterminowanych produktów czy przeciążenia sklepów.
— Jakimi wynikami wdrożenia MySales mogą się Państwo podzielić?
— Połączenie inicjatyw naszego działu handlowego, w tym wdrożenia MySales, pomogło nam osiągnąć wzrost sprzedaży porównywalnej o ponad 45%.
Za tym wynikiem stoi kilka wskaźników handlowych:
- Dostępność produktów: zmniejszyliśmy udział produktów niedostępnych na półkach o 8%, co przełożyło się na sprzedaż i lojalność klientów.
- Rotacja zapasów: rotacja poprawiła się o 22%, uwalniając kapitał obrotowy i pozwalając wykorzystać go efektywniej.
- Czas zespołu: kierownicy kategorii i kupcy poświęcają teraz prawie trzykrotnie mniej czasu na ręczne przygotowywanie zamówień.
Od gaszenia pożarów do planowania biznesu
Gdy MySales obsługuje rutynową pracę operacyjną, zespół ma więcej czasu na zadania strategiczne: głębszą analizę kategorii, planowanie asortymentu i negocjacje z dostawcami.
„Wartość każdego narzędzia mierzę przez pryzmat wyników, jakie daje biznesowi. Według tego kryterium MySales w pełni spełnił nasze oczekiwania.”
„Chciałabym również podkreślić, jak szybko zespół MySales reaguje na nasze zgłoszenia. Dostosowuje rozwiązanie do potrzeb naszego biznesu detalicznego. System zdejmuje z zespołu rutynową pracę i sprawia, że jego obliczenia stają się niezawodnym fundamentem codziennej działalności. Pozwala zespołowi handlowemu przejść od gaszenia pożarów do proaktywnego i skutecznego zarządzania biznesem.”