Gryadka Orange / SV Group: od ręcznego zamawiania do automatycznego prognozowania popytu z MySales Labs
SV Group prowadzi pod marką Gryadka Orange sieć 40 sklepów convenience w obwodach zaporoskim i czerkaskim na Ukrainie. Przy blisko 3 900 indeksach i 120 dostawcach ręczne prowadzenie zakupów i prognozowania popytu zaczynało przerastać możliwości zespołu.
O wdrożeniu MySales Labs i o tym, jak zmieniła się praca w łańcuchu dostaw, rozmawialiśmy z kierownikiem kategorii, który brał w nim bezpośredni udział.
Wyzwanie: 3 900 indeksów bez narzędzi do prognozowania
Zanim wdrożono MySales Labs, całość zamówień powstawała ręcznie.
Asystent kierownika kategorii poświęcał cały dzień pracy na analizę sprzedaży, wyliczanie średniego popytu i przygotowywanie zamówień zakupowych dla tysięcy produktów. Prognozy opierały się przede wszystkim na doświadczeniu pracowników i ręcznych wyliczeniach — było to czasochłonne i podatne na błędy.
Wraz z rozwojem firmy te ograniczenia stawały się coraz bardziej dotkliwe.
„Stale borykaliśmy się z błędnymi prognozami, brakami na półce i trudnościami w przygotowaniu się na sezonowe szczyty popytu. Praca ręczna po prostu nie nadążała za rozwojem firmy."
Dlaczego Gryadka Orange wybrała MySales Labs
W miarę jak rosły obroty i złożoność operacyjna, zarząd uznał, że dalszy rozwój nie obędzie się bez automatyzacji.
Po przeglądzie dostępnych rozwiązań Gryadka Orange postawiła na MySales Labs — przede wszystkim ze względu na zaawansowane prognozowanie i analitykę.
„Największym atutem była analityka systemu. Trafna prognoza wprost przekłada się na dostępność towaru i jakość zamówień — a tego właśnie potrzebowaliśmy."
Jak przebiegało wdrożenie
Wdrożenie rozłożono na etapy, w sumie na blisko rok.
Zamiast uruchamiać wszystko naraz, projekt podzielono według grup dostawców i modułów systemu. Dzięki temu zespół mógł spokojnie skonfigurować i sprawdzić każdy proces, zanim przeszedł do kolejnego.
Jak w wielu projektach cyfrowej transformacji, nie obyło się bez trudności. Zespół potrzebował czasu, żeby zrozumieć, jak działa prognoza, przestawić się na nowy sposób pracy i uporać się z poprawkami technicznymi, które przy wdrożeniach na taką skalę pojawiają się siłą rzeczy.
„Nie zawsze było łatwo. Były zmiany w konfiguracji, testy i okres nauki dla zespołu. Ale krok po kroku zaczynaliśmy widzieć, ile system nam daje."
Moment, w którym zaufaliśmy automatyzacji
Jednym z przełomowych momentów było odejście od ręcznego korygowania zamówień podpowiadanych przez system. Zespół pozwolił, by MySales Labs sam tworzył zamówienia uzupełniające.
„Punktem zwrotnym była chwila, gdy puściliśmy zamówienia bez żadnych ręcznych poprawek. Wszystko zadziałało, jak należy — i wtedy zrozumieliśmy, że systemowi naprawdę można zaufać."
Efekty po wdrożeniu
Po pełnym wdrożeniu Gryadka Orange osiągnęła wyraźną poprawę w operacjach:
- krótszy czas przygotowywania zamówień;
- automatyczne wyliczanie rutynowych uzupełnień;
- mniej braków na półce;
- trafniejsze prognozy;
- lepsze wykorzystanie czasu pracowników;
- pełniejszy obraz dzięki analityce i raportom.
Asystent kierownika kategorii mógł przenieść uwagę z powtarzalnych wyliczeń na zadania o większej wartości dla firmy.
Lepsze planowanie w oparciu o dane
Dostęp do narzędzi prognostycznych i analityki zmienił sposób podejmowania decyzji w całej firmie.
Zamiast kierować się głównie intuicją i tym, „jak się zawsze robiło", zespół opiera dziś decyzje o planowaniu i uzupełnianiu zapasów na danych.
„Dziś decydujemy na podstawie analityki i prognoz, a nie domysłów. Planowanie stało się dużo bardziej przewidywalne."
Co zmieniło się w codziennej pracy zespołu
Wdrożenie poprawiło też bieżącą pracę.
Awaryjne sytuacje wywołane pomyłkami w zamówieniach czy brakami towaru zdarzają się znacznie rzadziej. Dzięki temu obciążenie zespołu jest bardziej wyrównane, a praca mniej stresująca.
Zamówienia powstają teraz automatycznie, więc pracownicy mogą zająć się prowadzeniem biznesu zamiast ciągłym gaszeniem operacyjnych pożarów.
Współpraca z MySales Labs
Jednym z tego, co Gryadka Orange ceni najbardziej, jest współpraca z zespołem wsparcia MySales Labs.
„Ilekroć trafia nam się trudniejsza sytuacja, wsparcie jest pod ręką i chętne do pomocy. Szczególnie cenimy ich gotowość do wprowadzania usprawnień na podstawie uwag klientów."
Co radzimy innym sieciom handlowym
Z perspektywy czasu zespół przyznaje, że wdrożenie wymagało zaangażowania i cierpliwości. Korzyści operacyjne w pełni jednak wynagrodziły ten wysiłek.
„Jeśli zarządzasz szerokim asortymentem i wciąż układasz zamówienia ręcznie, nasza rada jest prosta: wdróżcie to. Trzeba się napracować, ale wynik jest tego wart. Zespół traci mniej czasu na rutynę, prognozy są trafniejsze, a problemów operacyjnych zdecydowanie mniej."