A previsão da procura é um dos maiores desafios para as cadeias de supermercados no âmbito das iniciativas de otimização da gestão de inventário. A Blyzenko, uma cadeia de lojas de conveniência da Ucrânia Ocidental, integrou o sistema de previsão automatizada MySales, o que melhorou significativamente a precisão das previsões tanto para vendas regulares como promocionais. A integração do módulo promocional e do sistema de encomendas automatizado ajudou a aumentar a disponibilidade de produtos para os clientes e minimizou o impacto dos erros humanos na qualidade das decisões de encomenda. Andrij Salo, Diretor de Desenvolvimento Organizacional da Blyzenko, e Yaroslav Gazda, Analista de Sistemas, partilham as suas impressões sobre a implementação do MySales.
— Conte-nos algumas palavras sobre a Blyzenko.
Tudo começou em 2013. Foi então que surgiu a ideia de abrir uma loja num dos bairros de Lviv. A primeira loja Blyzenko foi inaugurada em Lviv na I. Franki 35.
O credo da empresa - "Perto dos mais próximos" - significa não apenas uma localização conveniente, mas também uma abordagem atenciosa a cada cliente.
Hoje, a Blyzenko é a maior cadeia de supermercados de Lviv em termos de número de pontos de venda. Operamos também em Ivano-Frankivsk e Ternopil, onde temos um total de mais de 150 lojas. As nossas lojas estão sempre localizadas perto das casas, escritórios ou instituições de ensino dos clientes. Para que seja conveniente e confortável para os nossos clientes comprar produtos frescos, pão ou café aromático. Diariamente, as lojas Blyzenko servem mais de 100 000 clientes.
— Por que razão contactou o MySales?
Queríamos melhorar o nosso próprio sistema de encomendas automáticas. Sabíamos que um pré-requisito era uma maior precisão na previsão de vendas. Por isso, contactámos o MySales.
— Qual foi o primeiro módulo a ser implementado?
— Em dezembro de 2017, começámos a automatizar a previsão de vendas para a categoria de bebidas alcoólicas. Esta categoria representa um desafio durante o período da Passagem de Ano, e o lançamento foi um sucesso. Decidimos expandir a previsão usando o MySales a todas as categorias de produtos em toda a cadeia.
O passo seguinte foi introduzir um módulo para a previsão de vendas promocionais. A previsão de promoções é uma das tarefas mais difíceis no retalho alimentar, uma vez que tanto os fabricantes como os retalhistas correm o risco de ter perdas devido a escassez ou excesso de produtos produzidos/comprados que não são vendidos. O MySales lida muito bem com esta tarefa. Ao criar uma previsão para uma promoção, são tidos em conta muitos fatores, bem como o histórico de vendas de promoções anteriores, tanto para cada produto individualmente como para todo o grupo.
Após a implementação bem-sucedida do módulo de previsões e promoções, decidimos expandir a nossa cooperação com o MySales e implementámos o módulo de reposição automatizada (a partir de maio de 2021). Graças à consideração de um conjunto de fatores adicionais em comparação com a ferramenta existente, permitiu-nos otimizar o processo de encomenda.
— Como organiza a reposição para centros de distribuição e lojas?
— Todas as encomendas são calculadas de acordo com os calendários de entrega às lojas, com o objetivo de encomendar produtos suficientes para serem colocados nas prateleiras até à próxima entrega.
Atualmente, as lojas são reabastecidas de duas formas: a primeira é a encomenda diretamente ao fornecedor para a loja, e a segunda é a encomenda a partir do centro de distribuição.
Ao encomendar produtos ao centro de distribuição, são utilizados dois métodos de separação: cross-dock ou pick-to-zero (após a entrega no centro de distribuição, os produtos são distribuídos pelas lojas sem armazenamento no centro de distribuição, tendo em conta as necessidades das lojas até à próxima entrega).
— Como organiza a definição de preços?
— Ainda não estamos a utilizar o módulo de preços do MySales, mas monitorizamos constantemente o mercado e tentamos acompanhar as tendências. A elasticidade-preço da procura é um dos fatores tidos em conta na previsão de encomendas no MySales.
— Que fatores influenciam mais as suas vendas e como os tem em conta na previsão da procura?
— Há vários fatores que influenciam os volumes de vendas: preço, sazonalidade, promoções, alterações no sortido e aumento da procura de determinados grupos de produtos. O MySales tem em conta todos estes fatores ao encomendar produtos para as lojas e para o centro de distribuição.
— Em que medida as previsões e os valores reais de vendas coincidem após a implementação do MySales?
— Analisamos constantemente o OSA (disponibilidade em prateleira) e atualmente situa-se nos 95-96%, dependendo do grupo de produtos e do período. O melhor indicador é a satisfação dos clientes que visitam as nossas lojas e podem comprar os produtos de que necessitam a partir do sortido apresentado.
— Com que frequência realiza vendas promocionais?
— Realizamos mais de 150 campanhas promocionais diferentes ao longo do ano. Tanto promoções regulares baseadas na sazonalidade como promoções especiais para eventos específicos do calendário. O conjunto de produtos em promoção está em constante mudança. Ao realizar uma promoção, é necessário ter em conta muitos fatores, desde a estratégia de comunicação até à previsão de vendas e ao armazenamento de produtos adicionais nas lojas. Tudo isto é considerado nas encomendas geradas com o MySales.
— Qual é a percentagem de SKUs em promoção em relação ao sortido total?
— Ao longo do ano, realizamos vários tipos de ações promocionais todos os dias. A percentagem de SKUs vendidos em promoção depende do período do ano. Pode chegar a 15-20% do total de vendas, mas em algumas categorias a quota de artigos promocionais ultrapassa mesmo os 50%...
— Como avalia a eficácia das campanhas promocionais?
— Ao planear e executar atividades promocionais, é necessário ter sempre em mente que os custos incorridos proporcionarão o retorno esperado. Para fazer uma avaliação correta, é necessário seguir uma determinada sequência de ações. Em primeiro lugar, é preciso planear os objetivos da promoção: em termos de faturação, unidades vendidas e lucro. Depois, é necessário avaliar o seu cumprimento após o término da promoção. O MySales ajuda-nos a planear promoções e, de acordo com a nossa análise, estas são muito eficazes.
— Quanto tempo demorou o processo de integração do MySales?
— O processo de integração do módulo de reposição automática demorou dois meses. Levou mais dois meses a personalizar certos detalhes: adequação dos métodos de separação do centro de distribuição e encomenda de ingredientes para produzir deliciosos produtos de padaria e bebidas quentes nas lojas.
— Que sistemas informáticos necessitaram de integração com o MySales?
— Integrámos o MySales com o nosso ERP e WMS.
— O que mudou após a implementação do MySales?
— O resultado da integração do MySales é uma melhor disponibilidade em prateleira, a eliminação de erros humanos nas encomendas e a redução dos custos laborais para correção dos erros. Os nossos fornecedores recebem encomendas mais rapidamente. Isso ajuda-os a produzir bens mais cedo e a prepará-los para envio. Isto é muito importante num mercado onde cada cliente espera alta qualidade.
— Que resultados da integração do MySales pode partilhar?
— As ferramentas do MySales ajudaram-nos a aumentar a precisão das previsões de vendas regulares e promocionais, a otimizar a gestão de inventário e a minimizar o impacto do erro humano.