Gryadka e Leprekon / SV Group: automatizar encomendas em duas cadeias de retalho
Gryadka e Leprekon, duas cadeias de retalho do SV Group, estão a crescer rapidamente. A Gryadka é uma cadeia de lojas de conveniência com 39 lojas a 1 de setembro de 2026. A Leprekon é uma cadeia especializada na venda de bebidas de barril, incluindo cerveja, sidra e kvass, além de aperitivos e produtos relacionados, e tem 90 lojas.
Anastasiia Shramko, Diretora de Operações Comerciais de Retalho do SV Group, explica como a empresa reduziu a intervenção manual na previsão e nas encomendas, e o que mudou no desempenho do negócio.
Duas cadeias, dois modelos de abastecimento
— Como está organizada a logística nas duas cadeias?
— Na Gryadka, os fornecedores entregam diretamente nas lojas segundo um modelo 3PL. A Leprekon recebe entregas centralizadas de uma empresa de distribuição parceira do nosso grupo.
Por que a SV Group substituiu o sistema anterior
— O que levou a SV Group a procurar a MySales? Quais eram as limitações do sistema de TI anterior?
— À medida que as nossas cadeias cresceram, precisávamos de tornar as encomendas mais eficientes e precisas. O sistema anterior não tinha em conta toda a gama de fatores relevantes. Exigia uma intervenção manual substancial e ajustes constantes por parte dos gestores.
Procurávamos uma ferramenta capaz de automatizar totalmente a geração de encomendas com uma lógica analítica detalhada: tendências de vendas, elasticidade de preço, calendários de entrega e prazos de entrega, mercadorias em trânsito, dimensões das embalagens, quantidades mínimas de encomenda e stock de segurança. O nosso principal objetivo era reduzir o impacto do erro humano e ajudar os gestores de categoria e compradores a trabalhar com mais eficácia.
Sortido e operações
— Que fatores afetam as vendas e como os têm em conta na previsão e nas encomendas?
— Começa pela seleção do sortido certo e equilibrado para cada loja. É isso que define o seu potencial de vendas.
Para concretizar esse potencial, também precisamos de ter em conta fatores operacionais, desde promoções, sazonalidade e dias da semana até calendários de entrega, dimensões das embalagens, mercadorias em trânsito e prazos de entrega.
A MySales junta estes dois níveis. Utiliza o sortido atual de cada loja e tem automaticamente em conta os fatores operacionais relevantes para calcular quanto de cada produto é necessário e quando.
A implementação: quatro etapas
— Como funcionou a transição para a MySales? Que processos e sistemas mudaram?
— Adotámos uma abordagem estruturada e transparente:
- Integração e comunicação. Começámos pela equipa, explicando o propósito da implementação, detalhando cada etapa do processo de encomenda automatizada e definindo as responsabilidades de cada um.
- Revisão de processos. Dividimos o processo de encomendas nos seus componentes e revimos a forma como trabalhávamos com lojas e fornecedores.
- Configuração e testes. Realizámos testes, identificámos estrangulamentos, integrámos a MySales com o nosso sistema ERP e refinámos a lógica de cálculo.
- Lançamento. Focámo-nos em tornar os cálculos transparentes. A equipa precisava de compreender como o sistema calculava as necessidades para poder confiar nas suas recomendações.
Passámos do trabalho manual e dos ajustes intuitivos no sistema para encomendas geradas automaticamente com base em regras comerciais claras.
O que mudou na previsão e na encomenda automatizada
— O que mudou após a implementação da MySales?
— Os cálculos tornaram-se muito mais flexíveis e detalhados. O sistema começou a ter em conta ruturas de stock dos fornecedores, rotações automáticas de produtos, restrições temporárias, picos invulgares de vendas e orçamentos de compras. Isso ajudou-nos a equilibrar a disponibilidade nas prateleiras com os objetivos financeiros.
— As quebras de produtos diminuíram?
— A taxa de quebras não mudou significativamente. O nosso sortido, especialmente os produtos frescos e ultra-frescos, continua sensível às restrições de prazo de validade. A MySales, no entanto, ajudou-nos a manter as quebras estáveis enquanto as cadeias cresciam rapidamente. Esse é um resultado positivo.
— Os custos logísticos diminuíram?
— Reduzir os custos logísticos não era um objetivo principal. Algumas entregas são asseguradas pelos fornecedores no modelo 3PL, enquanto outras passam pelo sistema de distribuição centralizada do grupo. O nosso foco era a disponibilidade de produto e a rotação de stock.
Resultados em 129 lojas
— Como mudaram as encomendas e as entregas após a integração?
— O processo tornou-se mais previsível e mais bem coordenado. Reduzimos significativamente as ruturas de stock, quando os produtos não estão disponíveis na prateleira, e evitámos também o excesso de stock.
Para lojas de conveniência, é essencial aproveitar bem cada metro quadrado de área de vendas sem sobrecarregar as prateleiras. Na Leprekon, o prazo de validade dos produtos e as perdas associadas a barris de bebida são especialmente importantes. A automatização ajudou-nos a manter os níveis de stock adequados sem aumentar o risco de produtos fora de prazo ou de sobrecarregar as lojas.
— Que resultados podem partilhar da implementação da MySales?
— Uma combinação de iniciativas do nosso departamento comercial, incluindo a implementação da MySales, ajudou-nos a alcançar um crescimento comparável superior a 45%.
Várias métricas comerciais sustentam esse resultado:
- Disponibilidade de produto: reduzimos em 8% a proporção de produtos indisponíveis nas prateleiras, o que se traduziu em vendas e fidelização de clientes.
- Rotação de stock: a rotação melhorou 22%, libertando capital circulante e permitindo utilizá-lo com mais eficácia.
- Tempo da equipa: os gestores de categoria e compradores passam agora quase 3x menos tempo a preparar encomendas manualmente.
De apagar incêndios a planear o negócio
Com a MySales a tratar do trabalho operacional de rotina, a equipa tem mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas: análise mais aprofundada de categorias, planeamento de sortido e negociações com fornecedores.
«Eu meço o valor de qualquer ferramenta pelos resultados que entrega ao negócio. Por esse critério, a MySales correspondeu plenamente às nossas expectativas.»
«Destacaria também a rapidez com que a equipa da MySales responde aos nossos pedidos. Adaptam a solução às necessidades do nosso negócio de retalho. O sistema retira o trabalho de rotina das mãos da equipa e faz dos seus cálculos uma base fiável para as operações diárias. Permite que a equipa comercial deixe de apagar incêndios para gerir o negócio de forma proativa e eficaz.»