Gryadka Orange / SV Group: das encomendas manuais à previsão automatizada da procura com a MySales Labs
A SV Group, que explora a marca de retalho Gryadka Orange, gere uma rede de 40 lojas de conveniência nas regiões de Zaporíjia e Cherkasy, na Ucrânia. Com perto de 3.900 referências e 120 fornecedores, a empresa sentia cada vez mais dificuldade em fazer a reposição e a previsão da procura de forma manual.
Falámos com a gestora de categoria que acompanhou de perto a implementação da MySales Labs e que nos contou como mudou a forma de trabalhar na cadeia de abastecimento.
O desafio: gerir 3.900 referências sem ferramentas de previsão
Antes da MySales Labs, todo o processo de encomendas era feito à mão.
Uma assistente de categoria passava um dia inteiro de trabalho a analisar vendas, a calcular a procura média e a lançar encomendas para milhares de produtos. A previsão assentava sobretudo na experiência das pessoas e em contas manuais, o que tornava o processo lento e sujeito a erros.
Com o crescimento do negócio, estas limitações foram-se tornando cada vez mais difíceis de ignorar.
«Tínhamos erros de previsão com frequência, ruturas de stock e dificuldade em preparar a procura sazonal. Os processos manuais não acompanhavam o ritmo do negócio.»
Porque é que a Gryadka Orange escolheu a MySales Labs
À medida que as vendas e a complexidade das operações aumentavam, a direção percebeu que precisava de automatizar para sustentar o crescimento.
Depois de analisar as soluções no mercado, a Gryadka Orange optou pela MySales Labs sobretudo pela robustez da previsão e da análise de dados.
«A grande vantagem foi a parte analítica do sistema. Uma boa previsão tem impacto direto na disponibilidade de produto e na qualidade das encomendas, e era precisamente disso que precisávamos.»
O percurso da implementação
A implementação decorreu por fases, ao longo de cerca de um ano.
Em vez de arrancar com tudo ao mesmo tempo, o projeto foi faseado por grupos de fornecedores e por módulos do sistema. Assim, a equipa pôde parametrizar e validar cada processo com calma antes de avançar para o seguinte.
Como em qualquer projeto de transformação digital, o caminho teve os seus percalços. A equipa precisou de tempo para perceber a lógica das previsões, habituar-se aos novos processos e afinar os ajustes técnicos que aparecem sempre em projetos desta dimensão.
«Nem sempre foi fácil. Houve afinações na parametrização, fases de testes e uma curva de aprendizagem para a equipa. Mas, aos poucos, começámos a notar o valor do sistema.»
Quando nasceu a confiança na automatização
Um dos momentos mais marcantes foi quando a equipa deixou de corrigir à mão as encomendas geradas pelo sistema e passou a deixar a MySales Labs lançar as propostas de reposição sozinha.
«O ponto de viragem foi lançarmos as encomendas sem mexer em nada. Correu tudo como esperado e foi aí que percebemos que podíamos mesmo confiar no sistema.»
Resultados depois da implementação
Concluída a implementação, a Gryadka Orange registou melhorias operacionais significativas:
- Menos tempo a gerar encomendas;
- Cálculos de reposição de rotina automatizados;
- Menos ruturas de stock;
- Previsões mais fiáveis;
- Melhor aproveitamento do tempo das pessoas;
- Mais visibilidade através das análises e dos relatórios.
A assistente de categoria deixou de estar presa a contas repetitivas e passou a dedicar-se a tarefas com mais valor para o negócio.
Melhor planeamento com base em dados
O acesso às ferramentas de previsão e de análise mudou a forma de decidir em toda a empresa.
Em vez de se guiar sobretudo pela intuição e pelos hábitos de sempre, a equipa apoia agora as decisões de planeamento e de reposição em dados concretos.
«Hoje decidimos com base em análises e previsões, não em palpites. O planeamento ficou muito mais previsível.»
Benefícios no dia a dia da equipa
A implementação também melhorou o trabalho do dia a dia.
As urgências causadas por enganos nas encomendas ou por ruturas de stock passaram a ser muito mais raras. Com isso, a carga de trabalho da equipa ficou mais equilibrada e com menos pressão.
Com as encomendas a sair automaticamente, as pessoas podem concentrar-se em gerir o negócio em vez de andar sempre a apagar fogos.
A relação com a MySales Labs
Um dos pontos que a Gryadka Orange mais valoriza é a relação com a equipa de apoio da MySales Labs.
«Sempre que aparece uma situação mais complicada, a equipa de apoio está disponível e dá uma ajuda. Valorizamos muito a abertura para introduzir melhorias a partir do feedback dos clientes.»
Recomendação a outros retalhistas
Olhando para trás, a equipa reconhece que a implementação exigiu empenho e paciência. Ainda assim, os ganhos operacionais compensaram largamente o esforço.
«Se têm um sortido grande e ainda fazem as encomendas à mão, a nossa recomendação é simples: avancem. Dá trabalho, mas vale a pena. A equipa perde menos tempo em tarefas de rotina, as previsões ficam mais fiáveis e os problemas operacionais reduzem-se bastante.»