Preparação do armazenamento e dos dados históricos Carregamento dos dados históricos de promoções Treino de promoções Testes e verificação de previsões Configuração da integração contínua Configuração e execução da encomenda automática para um grupo piloto Implementação da encomenda automática em todos os outros grupos O prazo de implementação depende muito das especificidades das necessidades do cliente e da quantidade de trabalho planeado.
Assim, se apenas o módulo básico for implementado, pode ser feito num mês, mas se forem ligados todos os outros módulos, a estimativa aproximada do tempo de implementação é calculada individualmente para cada cliente.
Este manual introdutório descreve todas as etapas da implementação do MySales se todos os módulos estiverem ligados.
Se o cliente ligar apenas parte dos módulos, o processo de implementação diferirá apenas no tempo de execução e no menor número de operações necessárias.
A lógica permanecerá a mesma.
A seguir são consideradas com mais detalhe todas as etapas do processo de implementação do sistema MySales.
A preparação dos dados é a primeira e provavelmente a mais importante etapa do processo de implementação.
Nesta etapa, o cliente prepara todos os dados históricos necessários, prepara o servidor e a base de dados, e disponibiliza-os à equipa de implementação do MySales para validação.
Normalmente, os dados são preparados pela equipa de TI do cliente, de acordo com a especificação fornecida pelo MySales.
Para isso, é criado um armazenamento de dados no SGBD do cliente, onde a equipa de implementação cria a estrutura de tabelas necessária.
São alocados recursos de hardware/cloud para o SGBD e um servidor de hardware/cloud para instalar o software MySales.
Os requisitos técnicos para o servidor e a base de dados são determinados durante a coordenação do projeto e podem diferir dependendo dos módulos instalados e da quantidade de dados (número de combinações SKU/loja).
Em seguida, a equipa de TI do cliente carrega os dados para esta base de dados de acordo com a especificação.
Os dados são descarregados do sistema existente do cliente ou de vários sistemas onde tais informações são armazenadas.
Como parte desta fase, são preparados os seguintes dados: Diretório de produtos e grupos de produtos Diretório de lojas e regiões Histórico de vendas em volume e valor, stocks, chegadas e abatimentos, por semana dos últimos 3 anos Histórico de vendas em volume e valor, stocks, chegadas e abatimentos, por dia do último ano Histórico de preços de retalho Últimos preços de compra, se planear utilizar a funcionalidade do módulo de preços Códigos de barras dos produtos, se planear utilizar a funcionalidade do módulo de preços Toda a informação necessária para a preparação de dados destes dois módulos é fornecida num ficheiro MySales especialmente criado.
Contém descrições de todas as tabelas que precisam de ser criadas na base de dados preparada, uma descrição detalhada de cada campo, a frequência necessária para atualizar estes dados, bem como pedidos para atualizar a base de dados criada para o MySales, de forma a simplificar o trabalho da equipa de TI do cliente.
Uma vez que os dados devem ser constantemente atualizados, é aconselhável que a equipa de TI do cliente configure a sua atualização automática para as tabelas especificadas no ficheiro já na etapa de carregamento de dados para a base de dados MySales.
Para o funcionamento mais eficiente do sistema, recomendamos o carregamento de dados de vendas dos últimos três anos.
O ficheiro de especificações para a preparação de dados pode ser encontrado em link .
Todos os dados preparados devem ser testados e validados pela equipa MySales.
Como parte desta fase, o cliente prepara os dados históricos de promoções para carregamento no MySales.
No mínimo, recomenda-se carregar o histórico de promoções do último ano, mas 2-3 anos é ainda mais preferível.
Deve ser preparada a seguinte informação: Data de início e data de fim da promoção A lista de posições de promoção A lista de lojas de promoção Tipo de promoção (TPR — redução temporária de preço, MMK — desconto fornecido na caixa) Tipo de mecânica para promoções do tipo MMK (1+1=3, compra 1 e obtém desconto no segundo, etc.) Tamanho do desconto para toda a promoção em percentagem, ou um desconto individual para cada artigo Também é recomendável indicar um preço de retalho regular; no entanto, se esta informação puder ser preenchida automaticamente com base no histórico, pode ser omitida.
Toda a informação necessária para a preparação de dados para o módulo Promo é fornecida num ficheiro MySales especialmente criado.
Ao contrário do módulo base, no caso de uma promoção, o cliente apenas prepara os dados históricos de promoções em formato de ficheiro Excel.
A configuração da base de dados e o carregamento dos dados promocionais necessários no sistema é feito pela equipa de implementação do MySales.
O ficheiro de especificações para a preparação de dados de promoções pode ser encontrado em link .
Após o preenchimento de todas as tabelas descritas no ficheiro com dados, a equipa MySales procede à verificação dos dados recebidos; se forem encontrados erros, a equipa de implementação informa o cliente e solicita a sua correção.
O objetivo principal desta etapa é realizar as configurações mais otimizadas do sistema para prever promoções, bem como recalcular todas as promoções em histórico e treinar o algoritmo de previsão de crescimento de promoções.
Em regra, este processo tem um caráter iterativo, que começa após todas as promoções históricas serem carregadas no sistema: Definição dos parâmetros do sistema para previsão de promoções Recálculo de todas as promoções em histórico Treino do algoritmo Testes de previsões e análise da precisão das previsões de promoções Repetição das iterações anteriores para melhores resultados de previsão Para começar a utilizar o sistema, geralmente 3 iterações são suficientes; no entanto, um ajuste mais detalhado e fino pode ser feito posteriormente.
Os testes e a verificação de previsões são um processo de melhoria contínua.
Como parte do projeto, é sempre recomendável testar tanto as previsões regulares como as promocionais.
Recomenda-se testar as previsões ao nível SKU-todas as lojas-semana, de forma a reduzir a quantidade de trabalho que cresce muitas vezes se se descer ao nível SKU-loja-semana.
Para máxima transparência durante a implementação, verificamos a qualidade das previsões construídas pelo nosso cliente e das previsões construídas usando o MySales.
Em geral, a metodologia de comparação de previsões é a seguinte: O cliente prepara as suas previsões ao nível SKU-todas as lojas-semana, para a próxima semana ou mais, e carrega-as para um ficheiro O MySales também constrói previsões para um período de tempo semelhante e carrega as previsões do mesmo nível para um ficheiro O cliente e o MySales trocam arquivos protegidos por senha que contêm os resultados das previsões Com o tempo, as senhas são abertas e analisamos a precisão da previsão comparando-a com as vendas reais Esta etapa é muito importante para o funcionamento estável do MySales em conjunto com o sistema do cliente no futuro.
Ao configurar a integração contínua, vale a pena destacar 2 blocos principais: Integração para o módulo base Integração para a encomenda automática A integração do módulo base inclui a atualização e adição regulares dos seguintes dados: Diretório de produtos e grupos de produtos Diretório de lojas e regiões Histórico de vendas em volume e valor, stocks, chegadas e abatimentos, por semana dos últimos 3 anos Histórico de vendas em volume e valor, stocks, chegadas e abatimentos, por dia do último ano Histórico de preços de retalho Últimos preços de compra, se planear utilizar a funcionalidade do módulo de preços Códigos de barras dos produtos, se planear utilizar a funcionalidade do módulo de preços A integração da encomenda automática inclui atualizações e adições regulares dos seguintes dados: Diretório de fornecedores e contratos Stock de apresentação As quantidades de embalagem para lojas e armazéns, a encomenda mínima (possível como opção de transferência do MySales para o sistema do cliente, bem como do sistema do cliente para o MySales) Associações de fontes de encomenda para cada combinação de SKU/loja e SKU/armazém ligadas ao fornecedor e contrato Os últimos stocks para a loja e o armazém Chegadas de produtos por encomendas de lojas e armazéns Após a conclusão de todos os passos anteriores, o passo seguinte é configurar os diagramas para o grupo piloto de produtos e encomendá-los usando a encomenda automática do MySales.
É importante que a transição seja realizada precisamente grupo a grupo para todas as lojas, e não loja por loja para uma vasta gama de grupos de produtos.
Porque é necessário verificar os parâmetros de encomenda, incluindo quantidades de embalagem, quantidades mínimas de encomenda, stock de apresentação, bem como as ligações a fornecedores/contratos.
Para começar a encomendar o primeiro grupo usando a encomenda automática do MySales, é também necessário agendar o lançamento do processamento em batch para a recontagem de encomendas.
Após a conclusão destes passos, é necessário verificar a correção do carregamento automático de encomendas do MySales para o sistema do cliente, bem como se foram enviadas por e-mail/EDI.
Também é importante verificar que as chegadas são corretamente carregadas no MySales.
Inicialmente, recomenda-se verificar todas as encomendas para o grupo piloto e, se houver observações, ajustar os parâmetros dos diagramas.
Também é importante analisar o stock de segurança e gerir os coeficientes de stock de segurança ao nível SKU-todas as lojas e adicionar análogos para novas posições e novas lojas.
Após o grupo piloto ter sido testado com sucesso e o processo de encomenda automática ter sido depurado, tudo o que resta é ligar mais e mais grupos à encomenda automática do MySales.
Para isso, basta configurar novos diagramas e verificar as encomendas criadas pela primeira vez, de forma a ajustar os parâmetros do diagrama e os coeficientes de stock de segurança.
E também, não esquecer de indicar análogos para novas lojas/produtos.