„Cei care sunt direct implicați în procesul de comandă recunosc că tehnologia MySales este cu adevărat eficientă" — Alexey Kruglikov

Prognozarea precisă a vânzărilor și optimizarea stocurilor reprezintă cheia succesului în segmentul de retail. Tehnologia inovatoare MySales sprijină în această misiune lanțul de magazine alimentare de frunte din Ucraina, Eko Market (eko.com.ua). În prezent este implementat în toate magazinele lanțului pentru unul dintre cele mai dificile grupuri de produse de planificat: produsele proaspete. În viitorul apropiat, se planifică extinderea tehnologiei MySales la toate grupele de produse disponibile în magazinele Eko Market.

Alexey Kruglikov (Șef Gestionare Stocuri) și Sergey Pritykin (CIO) de la Eko Market ne-au împărtășit impresiile lor despre MySales și au menționat planurile viitoare ale lanțului de retail.

Alexey Kruglikov****Care a fost principala dvs. motivație în spatele implementării MySales? Care erau așteptările dvs. înainte de startul proiectului și în ce măsură au fost îndeplinite?

Obiectivul nostru principal era minimizarea așa-numitelor „vânzări pierdute". Din cauza prognozelor suboptime ale vânzărilor care duceau la decizii proaste în domeniul comenzilor, aveam probleme cu asigurarea prezenței produselor solicitate în magazinele noastre. Căutam o soluție la acea problemă care să nu ducă la suprastocare, o problemă mai ales pentru produsele cu termen de valabilitate scurt.

Care erau KPI-urile dvs.?

În primul rând, minimizarea erorilor de prognoză care duceau la decizii greșite de comandă. Automatizarea procesului este crucială, deoarece multe greșeli erau cauzate de erori umane, de exemplu neglijența din cauza grabei. Doream ca comenzile să fie plasate pe baza prognozelor de vânzări complet automatizate. În același timp, este important pentru noi ca sistemul să ne permită să analizăm în detaliu prognoza și recomandarea de comandă. În al doilea rând, facem tot posibilul să izolăm angajații noștri de munca repetitivă și să creăm un mediu în care să poată crește în domenii care nu pot fi automatizate.

Nu în ultimul rând, am urmărit să îmbunătățim calitatea serviciilor oferite clienților noștri. La urma urmei, acesta este principalul indicator al succesului companiei.

În al treilea rând, ne-am concentrat pe îmbunătățirea calității serviciilor pentru clienții noștri. Acesta este principalul indicator al succesului companiei noastre.

MySales ne-a permis să atingem aceste obiective. Cu siguranță economisește timpul angajaților noștri. Tehnologia lor de prognoză ia în considerare o multitudine de factori precum sezonalitatea, vremea, indicatorii macroeconomici, cursurile de schimb valutar și altele. Nicio ființă umană nu poate lua în considerare toate acestea în prognoza manuală. De exemplu, cu cât vara este mai caldă, cu atât mai mare este creșterea vânzărilor de înghețată sau apă. Dacă temperatura afară urcă peste 30 de grade Celsius, vânzările pot crește chiar și de zece ori. Este incredibil de dificil pentru o persoană să calculeze precis această relație, în timp ce sistemul o construiește instantaneu. Am făcut implementarea pilot pe produse proaspete, care sunt cel mai dificil grup de produse de prognozat. MySales a făcut o treabă excelentă în îmbunătățirea prognozelor de vânzări și optimizarea nivelurilor de stoc în depozitele noastre.

Cum ați descrie sistemul de comandă automată MySales?

Comanda automată se bazează pe mai mulți parametri cheie. Parametrul principal este prognoza vânzărilor construită de MySales. Al doilea parametru este stocul de siguranță, care este calculat tot de MySales. Suntem responsabili pentru pregătirea programului datelor de livrare, pe baza căruia se calculează numărul de zile pentru care plasăm o comandă. Ultimul parametru este nivelul minim de stoc dorit pe raft în scop de prezentare în magazine - denumit și stoc de prezentare.

Puteți descrie un exemplu de cum lucrați cu MySales?

Da, să folosim laptele ca exemplu pentru a arăta cum funcționează comanda automată MySales. Furnizorul de lapte livrează mărfuri la anumite magazine. Fiecare pachet livrat conține un anumit număr de produse. Frecvența livrării este de obicei de trei, cinci sau șapte ori pe săptămână, în funcție de regiune și magazin. Frecvența livrărilor de lapte este destul de mare, adică comenzile pot fi formate aproape zilnic. În MySales, am prescris stocul minim pentru fiecare SKU, determinat de programul de livrare și prognoza vânzărilor. Luăm în considerare și costurile generale și stocul de siguranță pentru un anumit număr de zile. După aceea, scădem stocul curent, scădem perioada de tranzit a mărfurilor și ca rezultat obținem necesarul net. Acest întreg proces este automatizat în MySales. Atât echipa noastră centrală, cât și magazinele pot verifica oricând comanda recomandată de sistem. Dacă este necesar, putem oricând face modificări la comandă și informa furnizorul. În prezent, comanda este trimisă furnizorului după confirmarea angajatului nostru, dar în viitorul apropiat se planifică trecerea la un flux de lucru complet automatizat.

Cât de des trebuie să modificați prognozele și recomandările de comandă furnizate de MySales?

Pe baza rezultatelor celor 3 luni în care am lucrat deja cu produsul MySales, am primit un număr foarte mic de ajustări din partea magazinelor. Motivele editărilor sunt legate în principal de faptul că în prezent doar magazinul însuși poate urmări, de exemplu, disponibilitatea efectivă a mărfurilor în magazin, deci deocamdată este totuși posibil să se facă ajustări manuale.

Care grupe de produse au beneficiat cel mai mult economic de pe urma implementării MySales?

Cel mai mare impact s-a observat la mărfurile cu termen de valabilitate lung, de 1-2 luni. Practic nu este nevoie de intervenție manuală. Același lucru poate fi realizat pentru mărfurile cu termen de valabilitate mai scurt dacă introducem batching și etichete RFID. Viitorul arată promițător!

Cum au reacționat angajații dvs. la această inovație?

Sincer vorbind, au existat reacții diferite. Desigur, unii membri ai echipei au primit inovația cu entuziasm. De obicei tinerii. O anumită parte a angajaților a fost mai degrabă sceptică, dar nu am întâlnit o opoziție deschisă față de ea. Principala concluzie pe care doresc să o împărtășesc este că cei implicați direct în procesul de comandă consideră că MySales este eficient și le economisește timpul. Le permite cu adevărat să dedice mai multe resurse sarcinilor mai creative care necesită intervenție umană. Conform analizei noastre, angajații dedică semnificativ mai puțin timp procesului de comandă, cu o calitate îmbunătățită a comenzilor. Pentru magazinele cu sortiment echilibrat și personal eficient, MySales ajută aproape imperceptibil la obținerea unor rezultate excelente la nivel de magazin.

Cum a afectat implementarea sistemului MySales disponibilitatea mărfurilor în magazinele lanțului dvs.?

În ceea ce privește disponibilitatea mărfurilor, putem vedea deja o îmbunătățire, însă este prea devreme pentru a discuta mai în detaliu. Folosim sistemul de doar trei luni. Principalul lucru pe care doresc să-l notez este că timpul de procesare a comenzilor a fost redus de 2-3 ori. Îl consider un succes uriaș! Putem vedea, de asemenea, îmbunătățiri în anumiți indicatori calitativi, cum ar fi expunerea mărfurilor, aspectul lor și acuratețea informațiilor despre reduceri și promoții. Așa cum am menționat, prognoza MySales funcționează în prezent doar pe segmentul de produse proaspete. Mergem pas cu pas, dar în cele din urmă plănuim să o implementăm în toate categoriile de produse.

Ați ales deliberat unul dintre cele mai dificile grupuri de produse de prognozat pentru testare?

Da, cu siguranță. Suntem de fapt plăcut surprinși de calitatea prognozei. Acuratețea prognozei MySales este mult mai mare decât oricare alt sistem de prognoză cu care am lucrat vreodată. Unul dintre motivele comune ale eșecului prognozelor noastre în trecut era incapacitatea de a măsura precis impactul prețului asupra vânzărilor. Spre deosebire de sisteme, oamenii nu reușesc întotdeauna să recalculeze prognozele după modificarea prețului. Este un avantaj uriaș al MySales că face asta automat. Vedem deja o reducere semnificativă a vânzărilor pierdute și a stocurilor excedentare care au dus la decontarea alimentelor risipite și la un flux de numerar slab.

Care sunt planurile dvs. pentru viitor?

Plănuim să implementăm prognoza MySales pentru toate grupele de produse. În prezent este activă în 105 magazine pentru grupul de produse proaspete. În plus, plănuim să creăm un așa-numit loc de muncă automatizat, care ar permite angajaților noștri să vadă toate analizele privind: mișcarea mărfurilor, vânzările, decontările, retururile, chitanțele, prețul etc. Datele incorecte sunt uneori motivul deciziilor greșite de comandă în prezent. Mai departe, dorim să formulăm o formulă de comandă flexibilă care poate fi ajustată pentru a corespunde nevoilor diferitelor categorii de produse. Aceasta ne va permite să menținem logica de comandă izolată pentru diferite produse. Și mai departe, urmărim să construim module pentru controlul comenzilor și al altor procese.

După scalarea MySales în întreaga noastră rețea de magazine și adăugarea de îmbunătățiri incrementale, beneficiul pe care îl obținem din această tehnologie va crește cu siguranță. Conform estimării mele, vedem acum doar 5% din ceea ce poate fi realizat în termeni de optimizare totală datorită acestui instrument. Sunt destul de convins de asta. De îndată ce facem cazul în compania noastră că prognozele automate pot fi de încredere, vom continua să mergem înainte. Există încă atât de mult spațiu de creștere. Și dacă executăm bine, efectele pot fi incredibile!

Sergey Pritykin****Spuneți-ne pe scurt despre dvs.

Lucrez în domeniul IT de 15 ani, dintre care 12 ani în retail: Se poate spune că îl cunosc în profunzime. Îmi structurez munca astfel încât 40% din timp să meargă la gestionarea operațiunilor IT, iar restul de 60% este rezervat pentru sprijinirea cercetării și crearea condițiilor pentru noi inițiative de afaceri legate de tehnologie.

Cum a început proiectul cu MySales?

Proiectul a început cu o demonstrație a produsului de către creatorul său, Alexei Ivasyuk, la conducerea companiei noastre. Sistemul de prognoză MySales, în opinia noastră, este foarte inovator. Conducerea noastră l-a aprobat și a susținut implementarea.

Care sunt etapele principale ale implementării MySales?

Înainte de startul proiectului, a trebuit să dezvoltăm logica pentru gestionarea programelor de livrare. Este un flux de lucru destul de complicat, dat fiind că este adesea schimbat în lanțul nostru de retail. Apoi, a trebuit să realizăm o integrare cu MySales. Nu au existat dificultăți și a mers rapid. O săptămână și jumătate, luând în considerare toate lucrările de dezvoltare. Plănuim să investim mai mult în această integrare, însă funcționează deja stabil și practic nu există probleme cu ea. Nu a fost nevoie să angajăm personal suplimentar, am reușit să o facem cu resursele proprii.

Ce s-a realizat deja și care sunt așteptările ulterioare de la MySales?

Această automatizare a proceselor de afaceri urmărește reducerea costurilor operaționale. Obiectivul nostru este să îmbunătățim calitatea muncii fără a crește numărul de personal. Dorim să eliberăm angajații de munca monotonă și de rutină, astfel încât să se poată concentra pe îmbunătățirea eficienței vânzărilor și a calității serviciilor oferite clienților noștri. Lucrăm constant la îmbunătățirea competențelor personalului nostru și ne străduim să păstrăm cei mai calificați membri ai echipei.

MySales ne-a ajutat să rezolvăm rapid trei probleme principale. În primul rând, minimizarea erorilor umane. În al doilea rând, îmbunătățirea productivității personalului prin extinderea expertizei acestuia. În cele din urmă, reducerea repercusiunilor negative ale erorilor umane asupra afacerii. Ne așteptăm să vedem decontări mai mici la alimentele risipite datorită îmbunătățirii procesului de comandă. Este prea devreme să spunem, dar putem vedea deja că persoanele implicate în procesul de comandă dedică mult mai puțin timp acestuia. Ne așteptăm să vedem rezultate și mai bune pentru celelalte grupe de produse.

Sursă originală (RU): https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd