Gryadka și Leprekon / SV Group: automatizarea comenzilor în două rețele de comerț cu amănuntul
Gryadka și Leprekon, două rețele de comerț cu amănuntul din cadrul SV Group, se extind rapid. Gryadka este un lanț de magazine de proximitate cu 39 de locații la 1 septembrie 2026. Leprekon este un lanț specializat care vinde băuturi la halbă, inclusiv bere, cidru și kvas, alături de gustări și produse conexe, și are 90 de locații.
Anastasiia Shramko, director de operațiuni comerciale pentru comerțul cu amănuntul în cadrul SV Group, explică modul în care compania a redus intervenția manuală în previzionare și comandare și ce s-a schimbat în performanța sa de business.
Două lanțuri, două modele de aprovizionare
— Cum este organizată logistica în cele două lanțuri?
— La Gryadka, furnizorii livrează direct în magazine în cadrul unui model 3PL. Leprekon primește livrări centralizate de la o companie de distribuție parteneră din cadrul grupului nostru.
De ce SV Group a înlocuit sistemul anterior
— Ce v-a determinat să apelați la MySales? Care erau limitările sistemului informatic anterior?
— Pe măsură ce lanțurile noastre s-au extins, a fost nevoie să facem comandarea mai eficientă și mai precisă. Sistemul nostru anterior nu ținea cont de întreaga gamă de factori relevanți. Necesita intervenție manuală substanțială și ajustări constante din partea managerilor.
Căutam un instrument care să poată automatiza complet generarea comenzilor folosind o logică analitică detaliată: tendințe de vânzări, elasticitatea prețului, programe de livrare și termene de livrare, mărfuri în tranzit, dimensiuni ale pachetelor, cantități minime de comandă și stoc de siguranță. Obiectivul nostru principal era să reducem impactul erorii umane și să îi ajutăm pe managerii de categorie și pe cumpărători să lucreze mai eficient.
Sortiment și operațiuni
— Ce factori influențează vânzările și cum îi luați în calcul în previzionare și comandare?
— Totul începe cu selectarea unui sortiment corect și echilibrat pentru fiecare magazin. Acesta îi definește potențialul de vânzări.
Pentru a valorifica acest potențial, trebuie să luăm în calcul și factori operaționali, de la promoții, sezonalitate și zilele săptămânii până la programe de livrare, dimensiuni ale pachetelor, mărfuri în tranzit și termene de livrare.
MySales reunește aceste două niveluri. Folosește sortimentul actual al fiecărui magazin și ia automat în calcul factorii operaționali relevanți pentru a calcula cât din fiecare produs este necesar și când.
Implementarea: patru pași
— Cum s-a desfășurat tranziția la MySales? Ce procese și sisteme s-au schimbat?
— Am adoptat o abordare structurată și transparentă:
- Integrare și comunicare. Am început cu echipa, explicând scopul implementării, parcurgând fiecare etapă a procesului de comandare automatizată și definind responsabilitățile fiecăruia.
- Revizuirea proceselor. Am descompus procesul de comandare în componentele sale și am analizat modul în care lucram cu magazinele și furnizorii.
- Configurare și testare. Am rulat teste, am identificat blocajele, am integrat MySales cu sistemul nostru ERP și am rafinat logica de calcul.
- Lansare. Ne-am concentrat pe transparentizarea calculelor. Echipa trebuia să înțeleagă cum sistemul calcula necesarul pentru a avea încredere în recomandările sale.
Am renunțat la munca manuală și la ajustările intuitive în sistem, orientându-ne spre comenzi generate automat pe baza unor reguli comerciale clare.
Ce s-a schimbat în previzionare și comandare automatizată
— Ce s-a schimbat după implementarea MySales?
— Calculele au devenit mult mai flexibile și mai detaliate. Sistemul a început să ia în calcul rupturile de stoc la furnizori, rotațiile automate de produse, restricțiile temporare, vârfurile neobișnuite de vânzări și bugetele de achiziții. Acest lucru ne-a ajutat să echilibrăm disponibilitatea pe raft cu obiectivele financiare.
— Au scăzut spițele la produse?
— Rata spițelor nu s-a modificat semnificativ. Sortimentul nostru, în special produsele proaspete și ultra-proaspete, rămâne sensibil la constrângerile de termen de valabilitate. Totuși, MySales ne-a ajutat să menținem spițele stabile în timp ce lanțurile se extindeau rapid. Acesta este un rezultat pozitiv.
— Au scăzut costurile logistice?
— Reducerea costurilor logistice nu a fost un obiectiv principal. Unele livrări sunt gestionate de furnizori în cadrul modelului 3PL, în timp ce altele trec prin sistemul de distribuție centralizată al grupului. Accentul nostru a fost disponibilitatea produselor și rotația stocurilor.
Rezultate în 129 de magazine
— Cum s-au schimbat comandarea și livrările după integrare?
— Procesul a devenit mai previzibil și mai bine coordonat. Am redus semnificativ rupturile de stoc, adică situațiile în care produsele lipsesc de pe raft, evitând totodată stocurile excesive.
Pentru magazinele de proximitate, este esențial să folosim eficient fiecare metru pătrat de spațiu de vânzare fără a aglomera rafturile. La Leprekon, termenul de valabilitate al produselor și pierderile asociate butoaielor la halbă sunt deosebit de importante. Automatizarea ne-a ajutat să menținem nivelurile corecte de stoc fără a crește riscul de produse expirate sau de supraîncărcare a magazinelor.
— Ce rezultate puteți împărtăși din implementarea MySales?
— O combinație de inițiative ale departamentului nostru comercial, inclusiv implementarea MySales, ne-a ajutat să obținem o creștere comparabilă de peste 45%.
În spatele acestui rezultat stau mai mulți indicatori comerciali:
- Disponibilitatea produselor: am redus cu 8% ponderea produselor indisponibile pe rafturi, ceea ce s-a tradus în vânzări și fidelizarea clienților.
- Rotația stocurilor: rotația s-a îmbunătățit cu 22%, eliberând capital de lucru și permițând o utilizare mai eficientă a acestuia.
- Timpul echipei: managerii de categorie și cumpărătorii petrec acum de aproape 3x mai puțin timp pregătind manual comenzi.
De la stingerea incendiilor la planificarea activității
Cu MySales preluând munca operațională de rutină, echipa are mai mult timp pentru a se concentra pe sarcini strategice: analiză mai profundă a categoriilor, planificarea sortimentului și negocieri cu furnizorii.
„Măsor valoarea oricărui instrument prin rezultatele pe care le aduce pentru afacere. Din această perspectivă, MySales ne-a îndeplinit pe deplin așteptările.”
„Aș evidenția, de asemenea, cât de repede răspunde echipa MySales la solicitările noastre. Adaptează soluția la nevoile activității noastre de comerț cu amănuntul. Sistemul preia munca de rutină de pe mâinile echipei și face din calculele sale o bază fiabilă pentru operațiunile zilnice. Le permite echipei comerciale să treacă de la stingerea incendiilor la gestionarea proactivă și eficientă a afacerii.”