Gryadka Orange / SV Group: de la comenzi manuale la previziunea automată a cererii cu MySales Labs
SV Group, care operează rețeaua de magazine Gryadka Orange, are 40 de magazine de proximitate în regiunile Zaporijjia și Cerkasî din Ucraina. Cu un sortiment de aproape 3.900 de articole și 120 de furnizori, lanțul ajunsese tot mai greu de ținut sub control atunci când reaprovizionarea și previziunea cererii se făceau manual.
Am stat de vorbă cu managerul de categorie care a fost direct implicat în implementarea MySales Labs și care ne-a povestit cum s-au schimbat lucrurile în aprovizionare.
Provocarea: 3.900 de articole gestionate fără un instrument de previziune
Înainte de MySales Labs, comenzile se făceau cap-coadă manual.
Un asistent de categorie pierdea o zi de lucru întreagă ca să analizeze vânzările, să calculeze cererea medie și să întocmească comenzile de aprovizionare pentru mii de articole. Previziunea se sprijinea aproape exclusiv pe experiența oamenilor și pe calcule făcute de mână — un proces lent și expus greșelilor.
Pe măsură ce afacerea creștea, aceste limite se vedeau tot mai clar.
„Ne loveam constant de greșeli de previziune, de rupturi de stoc și de bătăi de cap când trebuia să ne pregătim pentru sezon. Procesele manuale pur și simplu nu mai țineau pasul cu afacerea.”
De ce a ales Gryadka Orange MySales Labs
Pe măsură ce vânzările și complexitatea operațională creșteau, conducerea a înțeles că, fără automatizare, nu poate susține creșterea de mai departe.
După ce a analizat soluțiile de pe piață, Gryadka Orange a ales MySales Labs în primul rând pentru partea de previziune și analiză.
„Cel mai mare atu a fost partea de analiză a sistemului. O previziune corectă se vede direct în disponibilitatea la raft și în calitatea comenzilor — exact ce ne trebuia.”
Cum a decurs implementarea
Implementarea s-a făcut pe etape, pe parcursul a aproximativ un an.
În loc să pornim totul dintr-o dată, am împărțit proiectul pe grupe de furnizori și pe module. Așa am avut timp să configurăm și să verificăm fiecare proces înainte de a-l extinde.
Ca în orice proiect de digitalizare, nu a fost totul fără hopuri. Echipa a avut nevoie de timp ca să prindă logica previziunii, să se obișnuiască cu fluxurile noi și să treacă peste ajustările tehnice care apar inevitabil într-o implementare de această amploare.
„N-a fost mereu simplu. Au fost ajustări de configurare, etape de testare și o perioadă de acomodare pentru echipă. Dar, pas cu pas, am început să vedem ce ne aduce sistemul.”
Momentul în care am avut încredere în automatizare
Unul dintre cele mai importante momente a fost când echipa a renunțat să mai corecteze manual comenzile propuse de sistem și a lăsat MySales Labs să genereze singur comenzile de reaprovizionare.
„Momentul de cotitură a fost când am lansat comenzile fără nicio corecție manuală. Totul a ieșit cum trebuia și atunci ne-am dat seama că ne putem baza cu adevărat pe sistem.”
Rezultate după implementare
După implementarea completă, Gryadka Orange a obținut îmbunătățiri operaționale clare:
- mai puțin timp pierdut cu întocmirea comenzilor;
- calcule de reaprovizionare de rutină făcute automat;
- mai puține rupturi de stoc;
- previziuni mai bune;
- timpul oamenilor folosit mai eficient;
- vizibilitate mai bună prin analize și rapoarte.
Asistentul de categorie a putut să lase calculele repetitive și să se ocupe de lucruri care contează cu adevărat pentru afacere.
O planificare mai bună, pe bază de date
Accesul la instrumente de previziune și la analize a schimbat felul în care se iau deciziile în toată firma.
Dacă înainte echipa mergea mai mult pe intuiție și pe „așa am făcut mereu”, acum se sprijină pe date când stabilește planificarea și reaprovizionarea.
„Azi luăm decizii pe baza analizelor și a previziunilor, nu pe presupuneri. Planificarea a devenit mult mai predictibilă.”
Beneficii operaționale pentru echipă
Implementarea s-a simțit și în munca de zi cu zi.
Situațiile de criză apărute din greșeli la comenzi sau din rupturi de stoc au scăzut considerabil. Drept urmare, volumul de muncă al echipei s-a echilibrat și a devenit mai puțin apăsător.
Comenzile se generează acum automat, așa că oamenii se pot ocupa de afacere în loc să stingă întruna incendii operaționale.
Colaborarea cu MySales Labs
Unul dintre lucrurile pe care Gryadka Orange le apreciază cel mai mult este colaborarea cu echipa de suport MySales Labs.
„De câte ori dăm peste o situație mai complicată, echipa de suport e prezentă și gata să ajute. Apreciem mai ales deschiderea lor de a face îmbunătățiri pornind de la ce le semnalează clienții.”
Recomandare pentru alți retaileri
Privind în urmă, echipa recunoaște că implementarea a cerut implicare și răbdare. Dar beneficiile operaționale au meritat din plin efortul.
„Dacă aveți un sortiment mare și încă vă faceți comenzile manual, sfatul nostru e simplu: treceți la sistem. Da, cere efort, dar rezultatele merită. Echipa pierde mai puțin timp cu rutina, previziunea devine mai exactă, iar problemele operaționale se reduc considerabil.”