Gryadka і Leprekon / SV Group: автоматизація формування замовлень у двох торговельних мережах
Gryadka і Leprekon — дві торговельні мережі у складі SV Group — швидко зростають. Gryadka — мережа магазинів формату «біля дому», що станом на 1 вересня 2026 року налічує 39 локацій. Leprekon — спеціалізована мережа, яка продає розливні напої, зокрема пиво, сидр і квас, а також снеки та супутні товари; вона налічує 90 локацій.
Анастасія Шрамко, керівниця комерційних операцій у ритейлі SV Group, розповідає, як компанія скоротила ручне втручання у прогнозування та формування замовлень і що змінилося в її бізнес-показниках.
Дві мережі — дві моделі постачання
— Як організована логістика в обох мережах?
— У Gryadka постачальники доставляють товар безпосередньо в магазини за моделлю 3PL. Leprekon отримує централізовані поставки від партнерської дистриб'юторської компанії у складі нашої групи.
Чому SV Group замінила попередню систему
— Що спонукало вас звернутися до MySales? Які обмеження мала ваша попередня ІТ-система?
— Коли наші мережі зростали, нам потрібно було зробити формування замовлень ефективнішим і точнішим. Попередня система не враховувала весь спектр релевантних факторів. Вона вимагала значного ручного втручання та постійних коригувань з боку менеджерів.
Ми шукали інструмент, який міг би повністю автоматизувати формування замовлень на основі детальної аналітичної логіки: трендів продажів, цінової еластичності, графіків поставок і термінів поставки, товарів у дорозі, розмірів упаковки, мінімальних обсягів замовлення та страхового запасу. Наша головна мета — зменшити вплив людських помилок і допомогти категорійним менеджерам і закупівельникам працювати ефективніше.
Асортимент і операційні процеси
— Які фактори впливають на продажі й як ви враховуєте їх у прогнозуванні та формуванні замовлень?
— Усе починається з підбору правильного, збалансованого асортименту для кожного магазину. Саме він визначає його потенціал продажів.
Щоб реалізувати цей потенціал, потрібно також враховувати операційні фактори — від промоакцій, сезонності та днів тижня до графіків поставок, розмірів упаковки, товарів у дорозі та термінів поставки.
MySales поєднує ці два рівні. Він використовує поточний асортимент кожного магазину й автоматично враховує відповідні операційні фактори, щоб розрахувати, скільки кожного товару потрібно і коли.
Впровадження: чотири кроки
— Як відбувався перехід на MySales? Які процеси та системи змінилися?
— Ми обрали структурований і прозорий підхід:
- Онбординг і комунікація. Ми почали з команди: пояснили мету впровадження, пройшлися по кожному етапу процесу автоматизованого формування замовлень і визначили зони відповідальності кожного.
- Аналіз процесів. Ми розклали процес формування замовлень на складові та переглянули, як ми працюємо з магазинами й постачальниками.
- Налаштування й тестування. Ми провели тести, виявили вузькі місця, інтегрували MySales з нашою ERP-системою та доопрацювали логіку розрахунків.
- Запуск. Ми зосередилися на прозорості розрахунків. Команді потрібно було розуміти, як система розраховує потребу, щоб довіряти її рекомендаціям.
Ми відійшли від ручної роботи та інтуїтивних коригувань у системі до автоматично сформованих замовлень на основі чітких комерційних правил.
Що змінилося в прогнозуванні та автоматизованому формуванні замовлень
— Що змінилося після впровадження MySales?
— Розрахунки стали значно гнучкішими й детальнішими. Система почала враховувати дефіцит у постачальника, автоматичні ротації товарів, тимчасові обмеження, нетипові сплески продажів і бюджети закупівель. Це допомогло нам збалансувати наявність товару на полицях із фінансовими цілями.
— Чи зменшилися списання товарів?
— Рівень списань суттєво не змінився. Наш асортимент, особливо свіжі та ультрасвіжі товари, залишається чутливим до обмежень за терміном придатності. Втім, MySales допоміг утримувати списання стабільними, попри швидке зростання мереж. Це позитивний результат.
— Чи зменшилися витрати на логістику?
— Скорочення витрат на логістику не було головною метою. Частину поставок здійснюють постачальники за моделлю 3PL, інші проходять через централізовану дистрибуційну систему групи. Наш фокус — наявність товару та оборотність запасів.
Результати в 129 магазинах
— Як змінилися формування замовлень і поставки після інтеграції?
— Процес став більш передбачуваним і краще скоординованим. Ми суттєво скоротили відсутність товару на полиці — ситуації, коли товару немає на полиці, — і водночас уникнули надлишкових запасів.
Для магазинів формату «біля дому» критично важливо ефективно використовувати кожен квадратний метр торгового простору, не перевантажуючи полиці. У Leprekon особливо важливі термін придатності товарів і втрати, пов'язані з розливними кегами. Автоматизація допомогла нам підтримувати правильні рівні запасів, не збільшуючи ризик прострочених товарів чи перевантаження магазинів.
— Якими результатами впровадження MySales можете поділитися?
— Поєднання ініціатив нашого комерційного департаменту, зокрема впровадження MySales, допомогло нам досягти порівнянного зростання понад 45%.
За цим результатом стоять кілька комерційних показників:
- Наявність товару: ми скоротили частку товарів, відсутніх на полицях, на 8%, що дало приріст продажів і зміцнило лояльність клієнтів.
- Оборотність запасів: оборотність покращилася на 22%, що вивільнило оборотний капітал і дало змогу ефективніше його використовувати.
- Час команди: категорійні менеджери та закупівельники тепер витрачають майже втричі менше часу на ручну підготовку замовлень.
Від гасіння пожеж до планування бізнесу
Коли MySales бере на себе рутинну операційну роботу, у команди залишається більше часу на стратегічні завдання: глибший аналіз категорій, планування асортименту та переговори з постачальниками.
«Я оцінюю цінність будь-якого інструмента за результатами, які він дає бізнесу. За цим критерієм MySales повністю виправдав наші очікування».
«Я також відзначила б, як швидко команда MySales реагує на наші запити. Вони адаптують рішення під потреби нашого роздрібного бізнесу. Система знімає з команди рутину, а її розрахунки стають надійною основою для щоденних операцій. Це дає комерційній команді змогу перейти від гасіння пожеж до проактивного й ефективного управління бізнесом».